Kluczowe wnioski

• Portale dla klientów centralizują wiadomości, pliki, formularze, faktury i aktualizacje w jednym bezpiecznym miejscu.


• Automatyczne umawianie spotkań ogranicza liczbę nieobecności, chroni kalendarz i eliminuje konieczność wielokrotnej wymiany wiadomości e-mail.


• Dzięki temu skraca się czas przyjmowania klientów, przyspiesza się działania następcze i przyspiesza się fakturowanie.


• Zacznij od prostych rozwiązań: jednej lub dwóch usług, standardowego e-maila z zaproszeniem i jasnych zasad rezerwacji.


• Śledź trzy wskaźniki: czas do pierwszej konsultacji, wskaźnik obecności i dni do płatności.


• Korzystaj z przypomnień, buforów i wymaganych formularzy rejestracyjnych, aby kwalifikować potencjalnych klientów przed spotkaniami.


• Teksty i e-maile powinny być krótkie.


• Jeden link, jedna czynność.


• Umawiaj.biz łączy w jednym narzędziu markowy portal klienta, harmonogram online, płatności, przypomnienia i formularze.

Dlaczego portale dla klientów są ważne w kancelariach prawniczych

Praca prawnicza opiera się na zaufaniu i zarządzaniu czasem. Klienci chcą wiedzieć, co się dzieje, a pracownicy potrzebują przejrzystego sposobu na zamawianie dokumentów i wysyłanie aktualizacji. Wątki e-mailowe stają się nieuporządkowane, załączniki giną, a telefony w celu ich odnalezienia przerywają skupioną pracę.

Portal dla klientów rozwiązuje wszystkie te problemy, zapewniając każdemu pracownikowi jedno, prywatne miejsce, w którym klienci mogą:

• Wysyłać bezpieczne wiadomości Przesyłać lub pobierać dokumenty


• Wypełniać formularze rejestracyjne


• Przeglądać faktury i płacić online


• Sprawdzaj nadchodzące spotkania


• Sprawdzaj status sprawy, który zdecydujesz się udostępnić

To sytuacja, w której wszyscy wygrywają. Odzyskujesz stracony czas, Twój zespół przestaje szukać plików, Twoi klienci otrzymują odpowiedzi bez konieczności dzwonienia do recepcji, a Ty otrzymujesz mniej e-maili z pytaniami „tylko dla sprawdzenia”.

W Umawiaj.biz portal jest powiązany z każdym kontaktem. Możesz udostępniać pliki, formularze i linki do płatności bezpośrednio z karty klienta. Klienci logują się przez Internet lub telefon komórkowy. Jest to dla nich naturalne, a Tobie pozwala utrzymać porządek w dokumentacji.

Automatyczne umawianie spotkań w prostym języku

Automatyczne umawianie spotkań oznacza, że klienci wybierają termin zgodny z Twoimi zasadami. W praktyce:

• Wybierasz godziny, rodzaje spotkań i lokalizacje (np. osobiście lub przez wideokonferencję).


• Dodajesz bufory przed i po każdym spotkaniu.


• Ustalasz, kto może rezerwować daną usługę.


• System automatycznie wysyła potwierdzenia i przypomnienia.

To wszystko. Koniec z wymianą e-maili typu „czy wtorek o 14:00 pasuje?”. Narzędzie do rezerwacji pokazuje dostępne terminy na żywo; klienci wybierają dogodny termin; wszyscy otrzymują powiadomienia i terminowe przypomnienia.

Możesz użyć Umawiaj do skonfigurowania usług takich jak „15-minutowa rozmowa wstępna”, „wstępna konsultacja” lub „przegląd dokumentacji”. Określasz czas trwania, cenę, lokalizację i kalendarze, które mają być sprawdzane pod kątem konfliktów, a następnie pozwalasz systemowi działać. Przypomnienia są wysyłane pocztą elektroniczną lub SMS-em, a jeśli chcesz, możesz dodać link do zmiany terminu i opłatę za anulowanie.

Na co zwrócić uwagę w portalu klienta (wersja dla prawników)

Skorzystaj z poniższej listy kontrolnej podczas oceny narzędzi do obsługi portali klienta i automatycznego umawiania spotkań:

• Bezpieczna komunikacja z przejrzystą kontrolą dostępu


• Wymiana dokumentów z folderami i historią wersji plików


• Prosty, ale bezpieczny login po stronie klienta


• Ścieżka audytu wiadomości i działań związanych z plikami


• Formularze rejestracyjne powiązane z rekordami klientów


• Płatności online z fakturami i pokwitowaniami


• Historia spotkań i opcje zmiany terminu


• Interfejs użytkownika dostosowany do urządzeń mobilnych, ponieważ większość klientów korzysta z telefonów


• Wyszukiwanie wiadomości i plików


• Uprawnienia dla pracowników i współpracowników zewnętrznych


• Synchronizacja kalendarza z kalendarzami takimi jak Google i Outlook


• Niestandardowe oznakowanie, dzięki czemu wygląda jak Twoja firma


• Szablony zaproszeń, przypomnień i działań następczych

Umawiaj spełnia te wymagania w przypadku większości jednoosobowych i małych firm. Centralizuje również CRM, planowanie, płatności i komunikację, co ogranicza rozprzestrzenianie się narzędzi.

Prosta droga do przyjęcia (plan 4-tygodniowy)

Tydzień 1: Stwórz podstawy

1. Wymień trzy najważniejsze rodzaje spotkań. Przykład:
• 15-minutowa rozmowa wstępna (telefoniczna/wideo, bezpłatna)


• 45-minutowa konsultacja wstępna (płatna lub pokrywana z zaliczki)


• 30-minutowa kontrola dokumentów (płatna lub pokrywana z zaliczki)
2. W Umawiaj stwórz te usługi. Dodaj takie czynniki, jak czas trwania, lokalizacja, bufor, czas przypomnienia i wszelkie formularze przed spotkaniem.


3. Utwórz swój pierwszy formularz rejestracyjny. Niech będzie krótki, np. proś o podanie imienia i nazwiska, danych kontaktowych, powodu zgłoszenia się do doradcy, kluczowych dat i powiązanych stron. Użyj pól wyboru, aby wyeliminować niepewność.


4. Ustal jasne zasady rezerwacji, np. kto może rezerwować każdą usługę, z jakim wyprzedzeniem można dokonać rezerwacji i czy potrzebujesz przedpłaty lub karty płatniczej do konsultacji?


5. Oznacz portal klienta swoim logo i kolorami.

Tydzień 2: Rozpocznij od małej grupy

1. Zaproś pięciu aktywnych klientów do korzystania z portalu, wysyłając im link w krótkiej wiadomości e-mail.


2. Poproś każdego z nich o przesłanie jednego dokumentu i wysłanie jednej wiadomości, aby przetestować system.


3. Zwróć uwagę, gdzie napotykają trudności, i dostosuj instrukcje lub etykiety w swoim portalu.

Tydzień 3: Wprowadź harmonogram

1. Umieść link do rezerwacji vcita na swojej stronie internetowej, w profilu Google Business Profile i podpisie e-mailowym.


2. Przeszkol pracowników, aby wysyłali link zamiast proponować terminy rezerwacji.


3. Włącz przypomnienia SMS-owe i e-mailowe, np. wysyłając jedno uprzejme przypomnienie 24 godziny przed spotkaniem i jedno 2 godziny przed spotkaniem.

Tydzień 4: Rozszerzenie i pomiar

W razie potrzeby dodaj jeszcze jedną usługę (np. „Retainer check-in”).

Zacznij korzystać z faktur lub wniosków o płatność w vcita.

Śledź trzy najważniejsze wskaźniki KPI:

• Czas do pierwszej konsultacji (lead → spotkanie)
• Wskaźnik realizacji (spotkania odbyte / zaplanowane)
• Liczba dni do płatności (faktura → zapłacona)

Rzeczywiste procesy pracy, które można skopiować

1) Nowe zapytanie → Odkrycie → Płatna konsultacja

Elementy procesu pracy:

• Formularz internetowy lub link „Zarezerwuj rozmowę” na Twojej stronie.


• Klient rezerwuje 15-minutową rozmowę w Umawiaj.


• Automatyczna odpowiedź potwierdza termin i prosi o wypełnienie formularza rejestracyjnego.


• Jeśli klient spełnia wymagania, wyślij zaproszenie do portalu z linkiem do płatności za wstępną konsultację.


• Wysyłane są przypomnienia.


• Jeśli klient nie pojawi się, Umawiaj może wysłać link do szybkiej zmiany terminu.

2) Prośba o dokumenty do przygotowania postępowania sądowego

• W portalu udostępnij folder o nazwie „Rozpoznanie”.


• Opublikuj listę kontrolną jako wiadomość.


• Klient przesyła pliki w miarę ich gromadzenia.


• Asystent prawny przegląda przesłane pliki i prosi o brakujące elementy.


• Raz w tygodniu publikujesz krótką notatkę z aktualizacją.

3) Bieżące aktualizacje dotyczące prawa rodzinnego

• Utwórz comiesięczny bezpłatny termin „Spotkanie z klientem”.


• Ustaw automatyczne przypomnienia, aby zachęcić klientów do zmiany terminu w razie potrzeby.


• Użyj portalu do rejestrowania kluczowych wydarzeń (data mediacji, złożenie dokumentów).


• Plany płatności są obsługiwane jako powtarzające się faktury za pośrednictwem Umawiaj.

4) Przyjmowanie spraw imigracyjnych

• Formularz zgłoszeniowy zawiera pytania dotyczące statusu, terminów i kraju pochodzenia.


• Portal zawiera „Listę dokumentów według rodzaju sprawy”. Klient rezerwuje dwa terminy: przegląd dokumentów i ostateczne złożenie wniosku.


• Pracownicy używają tagów Umawiaj do śledzenia etapu sprawy i priorytetu.

5) Pakiet planowania spadkowego

• Pakiet: wstępna konsultacja, przegląd projektu dokumentów i sesja podpisywania.


• Jedna wiadomość e-mail z potwierdzeniem trzech wcześniej zaplanowanych spotkań z buforami czasowymi.


• Płatność pobierana z góry lub dzielona na etapy za pomocą faktur Umawiaj.


• Portal przechowuje projekty i ostateczne kopie, zapewniając łatwy dostęp.

Zmniejsz liczbę nieobecności dzięki prostym zasadom

• Wymagaj podania danych karty kredytowej w przypadku płatnych konsultacji.


• Dodaj przypomnienie 24 godziny przed spotkaniem i przypomnienie 2 godziny przed spotkaniem.


• Zaproponuj link umożliwiający łatwą zmianę terminu spotkania.


• Ustal termin anulowania rezerwacji i opłatę za anulowanie.


• Używaj jasnego języka.


• Ogranicz liczbę rodzajów spotkań.


• Długie terminy wiążą się z większym ryzykiem.


• Wiadomość e-mail z potwierdzeniem powinna być prosta: co należy przygotować, jak dołączyć i jeden link.

Umawiaj automatycznie obsługuje przypomnienia i linki do zmiany terminu, pozwalając Ci wybrać ton i czas.

Komunikuj się zwięźle i jasno

Oto szablony, które możesz skopiować i wkleić. Wystarczy tylko dostosować nazwy klientów i szczegóły.

Zaproszenie do portalu (e-mail):

Temat: Witamy w portalu klienta.

Treść: Cześć [Imię],

Korzystamy z bezpiecznego portalu do przesyłania wiadomości, plików i płatności. Oto link: [Link do portalu]

Proszę przesłać [Lista dokumentów] do dnia [Data]. Jeśli potrzebujesz pomocy, odpowiedz tutaj.
Dziękujemy,
[Adwokat/Zespół]

Odpowiedź na link rezerwacyjny (e-mail lub SMS):

Cześć [Imię],

oto mój link rezerwacyjny: [Link rezerwacyjny].

Wybierz dogodny termin, a otrzymasz potwierdzenie i przypomnienia pocztą elektroniczną i SMS-em.

Prośba o płatność za konsultację:

Witaj [Imię],

aby potwierdzić konsultację, dokonaj płatności tutaj: [Link do faktury].
Przypomnienie o dokumentach: Cześć [Imię],
nadal potrzebujemy [elementy].

Prześlij je tutaj: [link do portalu]. Dziękujemy za zajęcie się tym dzisiaj.

Podsumowanie po spotkaniu:

Dziękujemy za dzisiejsze spotkanie. Kolejne kroki:
Ty: [działanie + data]

Nasz zespół: [działanie + data]

Śledź aktualizacje tutaj: [link do portalu]

Bezpieczeństwo i etyka w prosty sposób

• Korzystaj z portalu do przesyłania poufnych plików i wiadomości zamiast wysyłać je standardową pocztą elektroniczną.


• Ogranicz dostęp do poszczególnych spraw za pomocą kontroli uprawnień pracowników.


• Rejestruj działania i zapisuj informacje o tym, co zostało wysłane i kiedy. Udostępniaj tylko te informacje, które klienci muszą zobaczyć.


• Przestrzegaj zasad dotyczących poufności, przechowywania danych i reklamy obowiązujących w Twojej izbie adwokackiej.


• Aktualizuj swoją politykę prywatności.


• Opublikuj ją i umieść link do niej w zaproszeniach.

Umawiaj (Vcita) obsługuje bezpieczną komunikację i udostępnianie plików w ramach portalu klienta. Zarządzasz dostępem i przechowujesz dane związane z każdym klientem.

Płatności i rozliczenia bez problemów

Otrzymywanie płatności powinno być proste i przewidywalne. Korzystając z Umawiaj w swojej kancelarii prawnej, możesz:

• Wysyłać faktury przez portal.


• W razie potrzeby oferować linki do natychmiastowej płatności i plany płatności.


• Dołączać faktury do potwierdzeń spotkań w przypadku płatnych konsultacji.


• Automatycznie przypominać o terminach płatności zamiast ręcznie śledzić płatności.


• Dopasowywać usługi do pozycji, aby raportowanie było przejrzyste.

Umawiaj pozwala wysyłać faktury, akceptować płatności online i śledzić salda w tym samym miejscu, w którym zarządzasz harmonogramem i portalem. Oznacza to mniej narzędzi i mniej kroków.

Jak wygląda sukces (wskaźniki i cele)

Wyznaczaj małe, konkretne cele i weryfikuj je co miesiąc. Najważniejsze wskaźniki, które należy śledzić, to:

• Czas do pierwszej konsultacji, np. cel poniżej 3 dni roboczych. Wskaźnik wyświetleń, np. cel 85–95% (z przypomnieniami i zaliczkami).


• Liczba dni do płatności, np. cel tego samego dnia w przypadku konsultacji i poniżej 14 dni w przypadku faktur.


• Wiadomości od klientów poza portalem, np. cel: zmniejszenie o 50% w ciągu 60 dni.


• Czas poświęcany przez pracowników na przyjmowanie zgłoszeń, np. cel: skrócenie o 30% dzięki wykorzystaniu formularzy i szablonów.

Pobierz te dane z raportów Umawiaj i narzędzia księgowego, a następnie użyj tagów dla typu i etapu sprawy, aby podzielić wyniki.

Typowe pułapki i sposoby ich uniknięcia

• Zbyt wiele rodzajów spotkań. Zacznij od dwóch lub trzech. Później możesz dodać więcej.


• Długie formularze. Przed konsultacją poproś tylko o te informacje, które naprawdę musisz znać.


• Zagracony portal. Używaj jasnych nazw folderów i krótkich wiadomości.


• Brak buforów czasowych. Dodaj 10–15 minut przed i po spotkaniach.


• Trudne do znalezienia linki. Umieść link do rezerwacji w podpisie e-maila, nagłówku strony internetowej i profilu Google Business.


• Brak szkolenia personelu. Przeprowadź 30-minutowe szkolenie i przygotuj jednostronicowy przewodnik.


• Brak zasad dotyczących anulowania rezerwacji. Napisz je i dołącz do wiadomości potwierdzających.

Przykład małej firmy

Prowadzisz kancelarię zatrudniającą dwóch prawników i jednego asystenta prawnego. Zajmujesz się prawem rodzinnym i sprawami spadkowymi. Oto najlepsze dla Ciebie procesy robocze Umawiaj:

• Skonfiguruj trzy usługi w Umawiaj: rozmowa wstępna (15 min), wstępna konsultacja (45 min), przegląd planu spadkowego (30 min).


• Dodaj 24-godzinne przypomnienie i 2-godzinne przypomnienie dla każdej usługi.


• Utwórz jeden formularz rejestracyjny z pięcioma pytaniami.


• Umieść link do rezerwacji na swojej stronie internetowej i w podpisach e-mailowych.


• Zaproś aktywnych klientów do portalu, aby mieli dostęp do plików i wiadomości.


• Po każdej konsultacji wysyłaj faktury za pośrednictwem portalu.

Po 60 dniach Twoja frekwencja wzrośnie, będziesz spędzać mniej czasu na rozmowach telefonicznych, a klienci będą wiedzieć, gdzie przesyłać dokumenty. Nie zmieniłeś wszystkiego, po prostu ułatwiłeś kluczowe momenty.

Ułatw życie klientom

Klienci będą korzystać tylko z prostych i wygodnych narzędzi, więc usuń przeszkody z ich drogi poprzez:

• Wysyłanie im jednego linku do rezerwacji spotkań.


• Stworzenie jednego miejsca do wysyłania wiadomości i przesyłania dokumentów.


• Podawanie jasnych terminów.


• Pisanie krótkich przypomnień, które są pomocne, a nie natarczywe.


• Używanie jak najprostszego języka, bez żargonu prawniczego.

Jeśli klient wyśle wiadomość e-mail poza portalem, odpowiedz mu w przyjazny sposób i podaj link do portalu. Po kilku rundach klienci sami przejdą na portal.

Lista kontrolna wdrożenia (do wydrukowania)

• Wybierz 2–3 rodzaje spotkań


• Dodaj bufory i przypomnienia


• Utwórz jeden krótki formularz rejestracyjny


• Skonfiguruj branding portalu klienta


• Napisz trzy szablony (zaproszenie, płatność, przypomnienie o dokumentach)


• Umieść link do rezerwacji na swojej stronie i w podpisie


• Zaproś 5 klientów do przetestowania i przekazania opinii


• Włącz faktury i linki do płatności


• Śledź wskaźnik obecności, czas konsultacji i dni do płatności


• Przeglądaj i udoskonalaj co miesiąc

Wykorzystaj portale dla klientów i automatyczne umawianie spotkań, aby poprawić jakość obsługi klientów w swojej kancelarii prawnej

Nie musisz przebudowywać swojej praktyki, aby zobaczyć efekty lepszej obsługi klientów. Wdrożenie portalu dla klientów i automatycznego umawiania spotkań eliminuje codzienne utrudnienia, zmniejsza liczbę nieodebranych połączeń, zapobiega rozproszeniu plików i wyjaśnia kolejne kroki. Zacznij od małych kroków i prostych rozwiązań, a następnie rozbudowuj system.

Jeśli chcesz mieć jedno miejsce do skonfigurowania tego wszystkiego, Umawiaj łączy w sobie portal, harmonogram, przypomnienia, formularze i płatności. Jest to przejrzysty sposób na obsługę nowych klientów, aktualizacje dotyczące klientów i rozliczenia bez dodawania kolejnych elementów, a także pozwala Twojemu zespołowi skupić się na pracy, która faktycznie wymaga udziału prawnika.

Często zadawane pytania

Czy muszę przenosić wszystkie wiadomości do portalu?
Nie. Zacznij od dokumentów i aktualizacji, które wymagają szybkiej reakcji. Z czasem przenoś do portalu coraz więcej wiadomości.

Czy nadal mogę wykonywać połączenia telefoniczne?
Oczywiście. Korzystaj z połączeń telefonicznych, gdy są one pomocne, ale potwierdzaj szczegóły i dziel się informacjami o dalszych działaniach w portalu, aby dokumentacja była przejrzysta.

A co z klientami, którzy nie lubią technologii?
Wyślij proste zaproszenie i jedno przypomnienie. Zaproponuj, że raz prześlesz plik w ich imieniu. Większość z nich zrozumie to po tym.

Czy dotyczy to tylko nowych spraw?
Nie. Możesz zaprosić obecnych klientów na każdym etapie. Po prostu udostępnij folder o nazwie „Aktualna sprawa” i zacznij od tego.

Czy zastąpi to mój system zarządzania sprawami?
Niekoniecznie. Wiele kancelarii prawnych zachowuje swój system zarządzania sprawami i używa Umawiaj tylko do planowania spotkań z klientami, wysyłania wiadomości, dokumentów i płatności. Korzystaj z tego, co zmniejsza zbędną pracę.