Najważniejsze punkty

• Systemy CRM pomagają zarządzać klientami, komunikować się z nimi i wysyłać wiadomości z przypomnieniem.


• Małe firmy muszą szukać rozwiązań, które zwiększają wydajność, a nie tylko oferują bogaty zestaw funkcji.


• Umawiaj jest przeznaczony dla małych firm usługowych. Łączy w sobie funkcje CRM, planowania, płatności, marketingu i sztucznej inteligencji.


• Jeśli procesy sprzedaży są bardziej złożone, można zdecydować się na ogólne systemy CRM lub HubSpot, Salesforce, a nawet Zoho.


• Należy starannie wybrać narzędzie po zidentyfikowaniu najpilniejszych problemów, takich jak nieuporządkowane dane klientów, pominięte wiadomości z przypomnieniem, opóźnienia w płatnościach lub inne kwestie.

Czym są narzędzia do zarządzania relacjami z klientami?

CRM (Customer Relationship Management) to narzędzie, które pomaga w:

• przechowywaniu i porządkowaniu danych klientów oraz historii kontaktów


• śledzeniu wiadomości e-mail, połączeń, wiadomości i spotkań


• zapamiętywaniu działań następczych i zadań przeglądaniu potencjalnych klientów lub rezerwacji na pierwszy rzut oka

Dla małej firmy najlepszym rozwiązaniem CRM niekoniecznie jest to, które oferuje najwięcej funkcji. Jest to rozwiązanie, które:

• jest dostosowane do wielkości i umiejętności firmy,


• odpowiada rzeczywistym praktykom pracy,


• nie wymaga tygodniowego wdrażania i dobrze współpracuje z istniejącymi narzędziami.

Jak wybrać CRM (bez nadmiernego zastanawiania się)

Zanim przejrzysz naszą listę najlepszych systemów CRM, zastanów się nad trzema poniższymi pytaniami:

1. Jaki jest mój główny problem?
   • Utracona szansa na sprzedaż
   • Nieodbyte spotkania
   • Opóźnienia w płatnościach
   • Brak jasnego obrazu klientów


2. Ile czasu mogę poświęcić na naukę obsługi nowego narzędzia?
   • Niewiele, potrzebuję czegoś, co działa od razu po uruchomieniu
   • Rozsądnie, mogę poświęcić więcej czasu na naukę


3. Czy potrzebuję rozwiązania „wszystko w jednym” czy „tylko do sprzedaży”?
   • Narzędzia typu „wszystko w jednym” (takie jak Umawiaj) łączą CRM z planowaniem, płatnościami i marketingiem.
   • Narzędzia przeznaczone wyłącznie do sprzedaży koncentrują się na procesach sprzedaży, transakcjach i prognozowaniu.

Podczas czytania pamiętaj o swoich odpowiedziach. Dzięki temu znacznie łatwiej będzie Ci znaleźć odpowiednie rozwiązanie.

Najlepsze narzędzia do zarządzania relacjami z klientami

1. Umawiaj – najlepszy kompleksowy system CRM dla małych firm usługowych (z AI)

Jeśli jesteś samodzielnym usługodawcą lub małym zespołem, który utrzymuje się z rezerwacji, pracy dla klientów i powtarzających się zleceń, vcita jest stworzona dla Ciebie. Zamiast łączyć CRM z wieloma innymi aplikacjami, vcita jest centralnym punktem dla:

Zarządzanie klientami (CRM)

• Karty klientów z pełną historią: notatki, e-maile, SMS-y, dokumenty, faktury i poprzednie spotkania w jednym miejscu.


• Segmenty i tagi, dzięki którym możesz grupować klientów według typu, statusu lub aktywności.

Planowanie i rezerwacje online

• Klienci mogą samodzielnie rezerwować i zmieniać terminy za pośrednictwem Twojej strony internetowej, kanałów społecznościowych lub portalu klienta.


• Automatyczne przypomnienia wysyłane e-mailem i SMS-em zmniejszają liczbę nieobecności.

Płatności, faktury i rozliczenia

• Wysyłaj cyfrowe faktury i linki do płatności.


• rzyjmuj płatności online, sprzedawaj pakiety i śledź salda w jednym miejscu.

Marketing i działania następcze

• Kampanie e-mailowe i SMS-owe mające na celu utrzymanie kontaktów z byłymi klientami.


• Automatyczne wysyłanie wiadomości powitalnych, przypomnień i podziękowań.

Funkcje AI (BizAI i inne)

• BizAI, doradca biznesowy vcita oparty na sztucznej inteligencji, sugeruje działania w oparciu o aktywność klientów, np. z kim należy się skontaktować lub którym klientom należy wysłać przypomnienie.


• Sugestie treści oparte na sztucznej inteligencji dotyczące wiadomości e-mail, wiadomości i opisów usług stanowią pierwszy szkic.


• Planowanie oparte na sztucznej inteligencji pomaga zoptymalizować kalendarz i wypełnić wolne terminy.

Mówiąc prościej: nie otrzymujesz tylko miejsca do przechowywania danych klientów. Otrzymujesz narzędzie, które pomaga w wykonywaniu codziennych zadań biznesowych, takich jak umawianie spotkań, płatności, komunikacja i działania następcze, wspierane przez sztuczną inteligencję, która prowadzi Cię przez cały proces. Najlepsze dla:

• Trenerów i konsultantów
• Specjalistów od urody i wellness
• Trenerów fitness
• Usług domowych
• Małych agencji i freelancerów

Kiedy Umawiaj może nie być idealnym rozwiązaniem:

Jeśli jesteś większą firmą z wieloma zespołami sprzedaży, złożonymi procesami sprzedaży lub dużymi potrzebami w zakresie raportowania niestandardowego, bardziej odpowiednie mogą być narzędzia takie jak Salesforce lub HubSpot, które są zaprojektowane z myślą o większych procesach wewnętr

2. HubSpot CRM – najlepszy darmowy CRM dla początkujących

HubSpot CRM to często pierwszy wybór dla firm, które chcą zacząć korzystać z CRM bez żadnych kosztów.

Co się wyróżnia:

• Solidny darmowy plan z podstawowymi funkcjami CRM, śledzeniem e-maili i procesami sprzedaży.


• Dobre integracje i sklep z aplikacjami.


• Łatwy w użyciu dla zespołów, które już korzystają z narzędzi marketingowych HubSpot.

To solidny wybór, jeśli chcesz przetestować CRM bez ponoszenia kosztów z góry. Pamiętaj jednak, że zaawansowane funkcje (i skalowanie) mogą z czasem stać się kosztowne.

Najlepsze dla: małych i średnich firm, które planują w przyszłości rozbudowę działu sprzedaży i marketingu.

3. Salesforce Sales Cloud – najlepszy dla złożonych, rozwijających się organizacji.

Salesforce to klasyczny „duży” system CRM. Jest wydajny, elastyczny i można go w dużym stopniu dostosować do indywidualnych potrzeb.

Cechy wyróżniające:

• Szerokie możliwości dostosowania i automatyzacji.


• Rozbudowane funkcje raportowania, prognozowania i dostępu opartego na rolach.


• Duży ekosystem aplikacji i partnerów konsultingowych.

Dla małych firm usługowych to zazwyczaj więcej niż potrzebujesz. Ale jeśli szybko się rozwijasz, masz wiele działów i chcesz mieć jeden system do obsługi sprzedaży, wsparcia i zarządzania, warto przyjrzeć się Salesforce.

Najlepszy dla: średnich i dużych firm o złożonych procesach i budżecie na konfigurację i szkolenia.

4. Zoho CRM – najlepszy, niedrogi i wszechstronny system

Zoho CRM oferuje szeroki zakres funkcji w bardzo konkurencyjnych cenach.

Cechy wyróżniające:

• Procesy sprzedaży, marketing e-mailowy i podstawowa automatyzacja w jednym systemie.


• Integracja z innymi narzędziami Zoho (np. Zoho Campaigns i Zoho Invoice).


• Bezpłatny plan dla małych zespołów.

To świetna opcja, jeśli zależy Ci na elastyczności i niższych kosztach, a nie przeszkadza Ci poświęcenie czasu na konfigurację.

Najlepsze dla: małych i średnich zespołów, które nie mają nic przeciwko dostosowywaniu i konfigurowaniu własnego systemu.

5. Freshsales (Freshworks) – Najlepszy pod względem wartości i szybkiej konfiguracji

Freshsales, część pakietu Freshworks, znany jest z łatwej konfiguracji i przystępnej ceny.

Cechy wyróżniające:

• Przejrzysty interfejs z wbudowaną funkcją telefonu, poczty elektronicznej i czatu.


• Funkcje sztucznej inteligencji (Freddy AI) do oceny potencjalnych klientów i prognozowania w ramach wyższych planów.


• Atrakcyjne plany bezpłatne i niższe, które dobrze sprawdzają się w przypadku mniejszych zespołów.

Jeśli zależy Ci bardziej na szybkości i prostocie niż na głębokiej personalizacji, Freshsales będzie dobrym wyborem.

Najlepszy dla: rozwijających się firm, które potrzebują nowoczesnego, łatwego w obsłudze systemu CRM do sprzedaży bez konieczności ponoszenia dużych nakładów finansowych.

6. Pipedrive – najlepszy do prostych, wizualnych procesów sprzedaży

Pipedrive opiera się na procesie sprzedaży. Przesuwasz transakcje między etapami za pomocą tablic typu „przeciągnij i upuść”, co sprawia, że jest to bardzo intuicyjne.

Co się wyróżnia:

• Bardzo wizualny i łatwy do zrozumienia.


• Dobry do utrzymania skupienia przedstawicieli handlowych na „kolejnych krokach”.


• Integruje się z pocztą elektroniczną i niektórymi narzędziami marketingowymi.

Nie zawiera jednak wbudowanego harmonogramu, fakturowania ani pełnego zarządzania biznesowego, więc firmy usługowe często potrzebują dodatkowych narzędzi do pozostałych elementów swojego przepływu pracy.

Najlepszy dla: małych zespołów sprzedaży, które potrzebują tylko śledzenia procesu sprzedaży i podstawowego CRM.

7. Lekkie systemy CRM – najlepsze dla profesjonalistów skupionych na relacjach

Narzędzia takie jak Nimble, Capsule czy NetHunt skupiają się na prostym zarządzaniu kontaktami i śledzeniu relacji, a nie na skomplikowanych mechanizmach sprzedaży. Często znajdują się one w skrzynce odbiorczej lub przeglądarce i pomagają:

• Prowadzić notatki dotyczące kontaktów


• Śledzić interakcje


• Pamiętać o działaniach następczych

Mogą one wystarczyć, jeśli nie potrzebujesz złożonych procesów sprzedaży lub przepływów płatności.

Najlepsze dla: przedsiębiorców indywidualnych i konsultantów, którzy chcą przede wszystkim lepiej śledzić kontakty.

Więc… który CRM jest „najlepszy”?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich. Możemy jednak zawęzić wybór:

• Jeśli prowadzisz małą firmę usługową i potrzebujesz jednego narzędzia do obsługi klientów, planowania, płatności i marketingu, z obsługą AI, Umawiaj (Vcita) jest najlepszym wyborem z tej listy.


• Jeśli jesteś rozwijającym się zespołem sprzedaży, narzędzia takie jak HubSpot, Zoho CRM lub Freshsales zapewniają dobrą równowagę między funkcjami a ceną.


• Jeśli jesteś większą lub bardziej złożoną organizacją, Salesforce nadal jest jedną z najbardziej kompletnych (choć cięższych) opcji.

Często zadawane pytania

1. Czym jest narzędzie CRM w prostych słowach?

Narzędzie CRM to system, w którym przechowujesz wszystkie informacje o klientach, komunikację i zadania w jednym miejscu. Zamiast przeszukiwać wątki e-mailowe, notatki i arkusze kalkulacyjne, widzisz wszystko dotyczące każdego klienta na jednym ekranie.

2. Czy małe firmy naprawdę potrzebują CRM?

Przez jakiś czas można się bez niego obejść. Jednak gdy liczba klientów osiągnie pewien poziom, łatwo o czymś zapomnieć:

• Tracisz kontakty z klientami.
• Tracisz orientację, kto jest Ci winien pieniądze.
• Powtarzasz klientom te same pytania.

Proste narzędzie CRM może temu zapobiec i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Dla wielu małych firm nie chodzi tu o „growth hacking”, ale raczej o to, aby nie popełniać błędów.

3. Które narzędzie CRM jest najlepsze dla małych firm usługowych?

Jeśli prowadzisz firmę usługową, która opiera się na spotkaniach, fakturach i stałych klientach, to vcita będzie dla Ciebie idealnym rozwiązaniem:

• Zajmuje się plikami klientów, rezerwacjami i płatnościami, a także marketingiem.
• Oferuje funkcje AI, takie jak BizAI, które pomagają w ustalaniu priorytetów zadań i pisaniu treści.

Oznacza to mniej logowań, mniej arkuszy kalkulacyjnych i jaśniejszy obraz Twojego dnia.

4. Które funkcje CRM są dla mnie najważniejsze?

Większość małych firm potrzebuje:

• Profilów klientów i historii – czy wszystko jest widoczne w jednym miejscu?


• Przypomnień i działań następczych – czy pomaga to zapamiętać, co należy zrobić dalej?


• Planowanie i płatności – czy łatwo jest rezerwować terminy i dokonywać płatności?


• Łatwość obsługi – jak dobrze rozumiesz to bez instrukcji obsługi?


• Sztuczna inteligencja i automatyzacja – czy może pomóc Ci w powtarzalnych zadaniach, takich jak tworzenie treści?

Jeśli potrafisz to wszystko ogarnąć, jesteś gotowy do działania.

5. Ile powinienem zapłacić za CRM?

Ceny są bardzo zróżnicowane:

• Niektóre narzędzia mają bezpłatne plany (HubSpot, Zoho, Freshsales).


• Wiele CRM dla małych firm kosztuje około 15–40 USD miesięcznie za użytkownika.

Prawdziwe pytanie brzmi: czy pozwala to zaoszczędzić więcej czasu (i przynosi większe przychody) niż kosztuje?

Jeśli CRM pomaga zatrzymać nawet kilku klientów miesięcznie, zazwyczaj się opłaca.