Skip to main content
Funkcje CRM, które warto sprawdzić
Zarządzaj klientami

Najważniejsze funkcje CRM, które warto sprawdzić

vCita
16.09.2025
6min
Spis treści

Prowadzenie firmy oznacza codzienne zarządzanie relacjami. Klienci dzwonią, wysyłają e-maile lub wiadomości, a Ty odpowiadasz, wysyłasz faktury i umawiasz spotkania. Jednak śledzenie wszystkich tych działań szybko staje się kłopotliwe.

System CRM porządkuje ten chaos. Zamiast przeszukiwać stare e-maile lub polegać na pamięci, możesz zobaczyć wszystkie informacje o kliencie w jednym miejscu. Kim są, co kupili, kiedy ostatnio z Tobą rozmawiali i co będzie dalej.

Dla małych firm wartość tego rozwiązania jest oczywista: system CRM pozwala zaoszczędzić czas i zapobiega pominięciu ważnych spraw. Pomaga również klientom poczuć się zadbanymi. Kiedy pamiętasz o szczegółach, wysyłasz przypomnienia i kontaktujesz się w odpowiednim momencie, klienci to zauważają.

Najważniejsze wnioski:

  • System CRM pomaga małym firmom zachować porządek, przechowując wszystkie informacje o klientach w jednym miejscu.

  • Umawiaj jest szczególnie przydatny dla małych firm usługowych, ponieważ łączy funkcje CRM, planowania i płatności w jednej platformie.

  • Inne opcje to HubSpot, Zoho, Salesforce i Pipedrive, w zależności od wielkości firmy i potrzeb.

  • Najlepszy system CRM to taki, z którego faktycznie będzie korzystał Twój zespół, dlatego ważna jest prostota obsługi.

Funkcje, które są naprawdę niezbędne:

Scentralizowane dane klientów

Sercem każdego systemu CRM jest miejsce do przechowywania informacji o klientach. Nie jest to jednak tylko cyfrowa kartoteka. Dobry system zarządzania danymi klientów gromadzi rozmowy, faktury, dokumenty i notatki. Wyobraź sobie, że klient dzwoni do Ciebie niespodziewanie. Dzięki odpowiedniemu systemowi CRM możesz otworzyć jego profil i sprawdzić:

  • Jakie usługi zakupił
  • Czy ma wobec Ciebie zaległości finansowe
  • Ostatnią wiadomość, którą mu wysłałeś
  • Wszelkie notatki dotyczące jego preferencji

Dlaczego ma to znaczenie:

Nie tracisz czasu na przeglądanie aplikacji lub zgadywanie, jak przebiegały poprzednie rozmowy. Wszystko jest w jednym miejscu.

Umawiaj radzi sobie z tym zadaniem bardzo dobrze. Karta klienta łączy wiadomości, płatności i spotkania, zapewniając pełny obraz sytuacji bez konieczności wykonywania dodatkowych kliknięć.

Łatwe planowanie

Planowanie jest dużym utrudnieniem dla wielu firm usługowych. Niekończąca się wymiana e-maili w celu rezerwacji terminu to strata energii. Dzięki odpowiedniemu systemowi CRM klienci mogą rezerwować terminy bezpośrednio online i otrzymywać potwierdzenie pocztą elektroniczną lub SMS-em. Rezerwacja pojawia się w kalendarzu, a obie strony otrzymują terminowe przypomnienia.

Dlaczego ma to znaczenie:

Nieodebrane spotkania kosztują, a podwójne rezerwacje niszczą zaufanie. Proste narzędzie do planowania pozwala uniknąć obu tych problemów.

Widżet terminarza Umawiaj jest powiązany z płatnościami i przypomnieniami. Oznacza to, że klient może zarezerwować termin, dokonać płatności i otrzymać potwierdzenie e-mailem w ramach jednego płynnego procesu.

Śledzenie płatności i fakturowanie

Ściganie płatności to jedna z najmniej przyjemnych części prowadzenia firmy. CRM z narzędziami do obsługi płatności może to ułatwić. Poszukaj oprogramowania, które pozwala:

  • Tworzyć i wysyłać faktury
  • Akceptować karty kredytowe lub płatności online
  • Śledzić, kto zapłacił, a kto nie

Dlaczego to ma znaczenie:

Śledzenie płatności ma kluczowe znaczenie dla przepływu środków pieniężnych. CRM, który łączy rozliczenia z danymi klientów, pozwala zaoszczędzić wiele godzin ręcznego śledzenia.

W Umawiaj faktury są powiązane bezpośrednio z profilami klientów, dzięki czemu można szybko sprawdzić zaległe salda.

Narzędzia komunikacyjne

Dobry system CRM ułatwia kontakt z klientami i przechowywanie zapisów rozmów. Może to obejmować wbudowaną funkcję poczty elektronicznej lub SMS-ów lub integrację z narzędziami, z których już korzystasz. Jeszcze lepiej, gdy system CRM automatyzuje część tej komunikacji. Na przykład:

  • Wysyłanie przypomnień przed spotkaniami
  • Wysyłanie wiadomości z podziękowaniami
  • Powiadamianie klientów o terminach płatności faktur

Dlaczego ma to znaczenie:

Spójna komunikacja świadczy o profesjonalizmie. A gdy wszystko jest rejestrowane w profilu klienta, nigdy nie tracisz kontekstu.

Umawiaj obejmuje komunikację za pośrednictwem wbudowanych narzędzi do obsługi wiadomości e-mail i SMS-ów oraz płynnie integruje się ze wszystkimi wiodącymi rozwiązaniami do automatyzacji wiadomości e-mail i SMS-ów.

Automatyzacja powtarzalnych zadań

Automatyzacja nie musi być skomplikowana. Nawet drobne zmiany pozwalają zaoszczędzić czas. Możesz na przykład:

  • Automatycznie wysyłać SMS-y z przypomnieniem przed spotkaniem
  • Automatycznie wysyłać e-mail z podziękowaniem po dokonaniu płatności
  • Automatycznie planować zadania następcze po rozmowie telefonicznej

Dlaczego to ma znaczenie:

Nie musisz pamiętać o każdym zadaniu i wykonywać go samodzielnie. Zautomatyzowany system zajmuje się rutynowymi czynnościami, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych sprawach.

Umawiaj oferuje wiele przydatnych funkcji automatyzacji biznesowej, w tym automatyczne przypomnienia, automatyczną aktualizację informacji o klientach i automatyczne e-maile z przypomnieniem.

Dostosowanie bez problemów

Każda firma ma swój własny sposób pracy. Najlepsze systemy CRM umożliwiają dostosowanie pól, etykiet lub przepływów pracy do własnego stylu.

Dlaczego ma to znaczenie:

Sztywny system będzie wymagał dodatkowej pracy. Chcesz, aby system CRM dostosował się do Ciebie, a nie na odwrót.

System CRM Umawiaj można łatwo dostosować, dodając własne pola, etykiety, logo, schematy kolorów, zautomatyzowane przepływy pracy i wiele innych elementów.

Dostęp na urządzeniach mobilnych

Większość właścicieli firm nie jest przywiązana do biurka. Jeśli klient wyśle Ci wiadomość, gdy jesteś poza biurem, powinieneś mieć możliwość natychmiastowej odpowiedzi, sprawdzenia historii i aktualizacji notatek.

Dlaczego to ma znaczenie:

Solidna aplikacja mobilna pozwala zachować responsywność nawet podczas podróży.

Umawiaj (vCita) posiada wbudowaną aplikację mobilną zarówno dla systemu Android, jak i iOS, dzięki czemu możesz zarządzać swoją firmą bez względu na to, gdzie się znajdujesz.

Integracja z innymi narzędziami

Nawet jeśli CRM jest głównym narzędziem, prawdopodobnie będziesz korzystać również z innych aplikacji. Dobry system łączy się z nimi, pocztą elektroniczną, kalendarzem, księgowością, marketingiem.

Dlaczego ma to znaczenie:

Zintegrowane systemy pozwalają zaoszczędzić czas potrzebny na logowanie się i wylogowywanie z wielu narzędzi oraz zmniejszają ryzyko wystąpienia błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych, takich jak powielanie danych i inne błędy.

Umawiaj (Vcita) integruje się z wiodącymi narzędziami biznesowymi i łatwo synchronizuje się z kalendarzami, rozwiązaniami pocztowymi i innymi aplikacjami.

Opcje CRM do rozważenia

Umawiaj.bz (Vcita)

Najlepsze dla: małych firm usługowych.

Umawiaj zostało stworzone z myślą o właścicielach małych firm. Łączy w jednym miejscu dane klientów, harmonogramy, faktury, płatności i komunikację. Oznacza to, że nie potrzebujesz pięciu różnych aplikacji.

Przykłady osób, które mogą z niego korzystać:

  • Trener fitness rezerwujący sesje i pobierający opłaty online

  • Właściciel salonu zarządzający terminami i wysyłający przypomnienia

  • Konsultant wysyłający faktury i kontaktujący się z klientami za pomocą wiadomości SMS
Ponieważ wszystko jest powiązane z kartą klienta, zawsze masz pełny obraz sytuacji. Dzięki temu jest to szczególnie przydatne dla firm, w których jedna osoba zajmuje się sprzedażą, obsługą i administracją.

HubSpot

Najlepsze dla: firm rozwijających się w obszarze marketingu i sprzedaży.

Bezpłatny plan HubSpot oferuje wiele funkcji, w tym rejestry klientów, szablony wiadomości e-mail i śledzenie transakcji. W miarę rozwoju firmy można dodawać zaawansowane narzędzia marketingowe i automatyzacyjne.

To świetne rozwiązanie, jeśli chcesz, aby kampanie marketingowe były bezpośrednio powiązane z systemem CRM. Jeśli jednak potrzebujesz tylko prostego zarządzania klientami, może się to wydawać bardziej skomplikowane niż to konieczne.

Zoho CRM

Najlepsze rozwiązanie dla: dostosowywania w ramach ograniczonego budżetu.

Zoho jest znane z przystępnej ceny i elastyczności. Oferuje szeroki zestaw narzędzi wykraczających poza CRM, od księgowości po automatyzację poczty elektronicznej.

Wada: liczba opcji może wydawać się przytłaczająca. Jeśli jednak lubisz majsterkować i szukasz rozwiązania, które można dostosować do własnych potrzeb, warto się nim zainteresować.

Salesforce

Najlepsze rozwiązanie dla: dużych firm o złożonych potrzebach.

Salesforce jest niezwykle wydajnym i konfigurowalnym rozwiązaniem. Jednak wiąże się ono z wyższymi kosztami i zazwyczaj wymaga szkolenia lub pomocy przy konfiguracji.

Jeśli prowadzisz małą firmę, prawdopodobnie jest to rozwiązanie ponad Twoje potrzeby. Jednak jeśli zarządzasz większym zespołem z wieloma działami, może to być właściwy wybór.

Pipedrive

Najlepsze dla: małych zespołów skupionych na procesach sprzedaży.

Pipedrive jest prosty i przejrzysty. Został zaprojektowany z myślą o zarządzaniu transakcjami na poszczególnych etapach. Jeśli Twoim głównym celem jest sprzedaż, jest to świetna opcja.

Nie oferuje jednak zbyt wielu funkcji związanych z planowaniem lub płatnościami, więc może być konieczne połączenie go z innymi narzędziami.

Jak wybrać CRM dla małej firmy

Porównując systemy CRM, skup się na dopasowaniu, a nie na funkcjach.

Zadaj sobie następujące pytania:

  • Co jest moim głównym problemem? (np. planowanie, płatności lub śledzenie sprzedaży)

  • Czy chcę mieć wszystko w jednym systemie, czy nie mam nic przeciwko korzystaniu z wielu aplikacji?

  • Ile czasu chcę poświęcić na naukę obsługi oprogramowania?

  • Jaki jest mój obecny budżet i jak będzie się zmieniał wraz z pozyskiwaniem nowych klientów?
System CRM działa tylko wtedy, gdy staje się częścią codziennej pracy. Im łatwiejszy w użyciu, tym większe prawdopodobieństwo, że Twój zespół będzie go stosował.

Najważniejsze kwestie dotyczące CRM dla małych firm

Odpowiedni system CRM nie tylko przechowuje dane. Pomaga on również w utrzymaniu porządku, oszczędza czas i zapewnia klientom lepszą obsługę. Dlatego właśnie vcita wyróżnia się wśród małych firm. Wykracza poza podstawowe funkcje CRM, dodając planowanie, płatności i komunikację z klientami, a wszystko to powiązane z jednym rekordem klienta.

Inne narzędzia, takie jak HubSpot, Zoho, Salesforce czy Pipedrive, mogą być odpowiednie w zależności od wielkości i profilu działalności firmy. Kluczem do sukcesu jest wybór systemu, który jest łatwy i naturalny w obsłudze, ponieważ najlepszy system CRM to nie ten, który ma najwięcej funkcji. To ten, z którego Ty i Twój zespół będziecie faktycznie korzystać na co dzień.

Często zadawane pytania

  • Jaki jest główny cel systemu CRM? Przechowywanie informacji o klientach, śledzenie interakcji i usprawnianie komunikacji.

  • Czy małe firmy naprawdę potrzebują systemu CRM? Tak. Nawet proste systemy CRM pozwalają zaoszczędzić czas, zapobiegają pominięciu szczegółów i sprawiają, że firma wygląda bardziej profesjonalnie.

  • Ile kosztuje oprogramowanie CRM? Koszty są różne. Na przykład HubSpot oferuje bezpłatny plan, a vcita ma przystępne opcje miesięczne, które obejmują planowanie i płatności. Narzędzia dla przedsiębiorstw, takie jak Salesforce, są droższe.

  • Jaka jest różnica między oprogramowaniem CRM a oprogramowaniem do zarządzania projektami? Systemy CRM koncentrują się na klientach i sprzedaży, natomiast narzędzia do zarządzania projektami koncentrują się na zadaniach i przepływie pracy. Mogą one się częściowo pokrywać, ale rozwiązują różne problemy.

  • Dlaczego Umawiaj (Vcita) jest dobrym rozwiązaniem dla małych firm? Ponieważ łączy CRM z rezerwacją, fakturowaniem i komunikacją z klientami. Oznacza to mniej aplikacji, mniej przełączania się między nimi i płynniejszy przepływ pracy.

  • Czy mogę zacząć od bezpłatnego systemu CRM? Tak. Wiele firm oferuje bezpłatne plany, takie jak HubSpot lub Zoho. Jednak wraz ze wzrostem potrzeb może zaistnieć potrzeba wykupienia dodatkowych funkcji.

  • Ile czasu zajmuje skonfigurowanie CRM? To zależy. Niektóre, takie jak vcita lub Pipedrive, można skonfigurować w ciągu jednego dnia. Inne, takie jak Salesforce, mogą wymagać kilku tygodni szkolenia.

Podobało się? Udostępnij to!