Najważniejsze punkty

• Zacznij od zadań, które wykonujesz codziennie i co tydzień: planowanie, przypomnienia, fakturowanie, działania następcze i podstawowe zarządzanie klientami.


• Taka automatyzacja znacznie zwalnia czas i ogranicza liczbę nieodebranych spotkań oraz opóźnień w płatnościach. Nie potrzebujesz wielu narzędzi.


• Pojedyncza platforma, taka jak vcita, może pomóc w planowaniu online, zarządzaniu płatnościami, CRM, komunikacji z klientami, a nawet generowaniu odpowiedzi i ofert za pomocą sztucznej inteligencji.


• Automatyzacja nadal wymaga ludzkiego wkładu.


• Wdrażaj automatyzację powoli. Stosuj ją do jednego przepływu pracy na raz i przetestuj przed dodaniem kolejnego.


• Bądź świadomy pułapek, takich jak nadmierna automatyzacja, stosowanie skomplikowanych narzędzi i podejście typu „ustaw i zapomnij”.

Za długie, nie przeczytałem

Oto „pierwsze automatyzacje” dla małej firmy usługowej:

1. Umawianie online i automatyczne przypomnienia o spotkaniach,


2. Płatności online i przypomnienia o zaległościach,


3. Komunikacja z klientami i działania następcze,


4. Proste kampanie marketingowe,


5. Podstawowe operacje CRM, takie jak aktualizacja informacji o klientach i realizacja zadań.

Obszary te pochłaniają najwięcej czasu i powodują największe utrudnienia, jeśli są wykonywane ręcznie. Automatyzacja tych procesów za pomocą vcita pozwala zaoszczędzić czas, uzyskać terminowe płatności, szybko odpowiadać na pytania i organizować dane klientów bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników lub nauki obsługi nowych aplikacji.

Prawdziwe szybkie korzyści dla Twojej firmy

Poświęć 10–15 minut na zadanie sobie następujących pytań:

• Jakie zadania powtarzam każdego dnia?


• Które procesy są nudne, ale muszą zostać wykonane?


• W jakich obszarach często pojawiają się błędy lub coś zostaje przeoczone?

Odpowiedzi będą stanowić listę zadań do automatyzacji: uporządkowane, powtarzalne i oparte na regułach zadania, które idealnie nadają się do automatyzacji.

W przypadku większości firm odpowiedzi brzmią następująco:

• Planowanie i zmiana terminów spotkań


• Wysyłanie potwierdzeń i przypomnień


• Tworzenie i realizacja faktur


• Odpowiadanie na podstawowe pytania („Jaki jest Twój adres? „Czy masz coś w czwartek?”)


• Rejestrowanie notatek i aktualizacji po każdej interakcji z klientem

Obszary te idealnie pasują do narzędzi takich jak vcita, które zostało opracowane z myślą o planowaniu, fakturowaniu, CRM i komunikacji z klientami. Omówmy je po kolei:

1. Automatyczne planowanie i powiadomienia

Ręczne rezerwacje to strata czasu. Wymaga to wymiany wiadomości, aby ustalić, czy „wtorek o 15:00” będzie odpowiedni, prowadzi do podwójnych rezerwacji i niepojawiania się klientów, ponieważ są oni zdezorientowani co do terminu, który zmienili dwa tygodnie wcześniej.

Jak wprowadzić automatyzację:

• Umożliw klientom rezerwację online za pośrednictwem swojej strony internetowej, profilu w mediach społecznościowych, profilu Google i podpisu w wiadomościach e-mail.


• Zsynchronizuj rezerwacje z kalendarzem.


• Wysyłaj automatyczne potwierdzenia i przypomnienia za pośrednictwem wiadomości e-mail/SMS.


• Umożliw klientom anulowanie i zmianę terminu spotkania za pośrednictwem portalu klienta.

W jaki sposób Umawiaj może w tym pomóc? Dzięki Umawiaj możesz:

• Dodaj widżet do planowania online, który wyświetla aktualną dostępność.


• Pozwól klientom zmianę terminu spotkania bez Twojego udziału.


• Wysyłaj automatyczne przypomnienia, aby mniej osób zapominało o swoich spotkaniach.

Wszystko odbywa się w jednym miejscu, wraz z informacjami o klientach i płatnościami, więc nie musisz przełączać się między kalendarzem, pocztą elektroniczną i innymi narzędziami. Jeśli w przyszłym miesiącu zamierzasz zautomatyzować tylko jedną rzecz, niech to będzie właśnie to.

2. Automatyzacja fakturowania i przypomnień o płatnościach

Opóźnienia w wystawianiu faktur, ich zagubienie lub brak działań następczych mają wpływ na przepływy pieniężne.

Co należy zautomatyzować:

• Generowanie i wysyłanie faktur pocztą elektroniczną na podstawie zrealizowanych spotkań i zleceń.


• Akceptowanie różnych metod płatności (płatności kartą, płatności z portfela elektronicznego).


• Konfigurowanie przyjaznych przypomnień o płatnościach po upływie terminu płatności.

W jaki sposób Umawiaj może w tym pomóc? Dzięki Umawiaj możesz:

• Połączyć usługi z cennikiem, aby wygenerować rachunek za pomocą jednego kliknięcia.


• Zapewnić klientom bezpieczne opcje płatności online.


• Wysyłać automatyczne przypomnienia o zaległych fakturach.

Automatyzacja płatności rachunków pomaga zmniejszyć liczbę opóźnień w płatnościach i pozwala uniknąć ręcznego śledzenia płatności. Nie jest to zbyt prestiżowa praca, ale może znacznie zmniejszyć poziom stresu.

3. Automatyczna komunikacja z klientami i działania następcze

Prawdopodobnie już to wiesz: ludzie lubią szybkie odpowiedzi, ale nie zawsze jest możliwe, aby być stale dostępnym do komunikacji z klientami.

Co należy zautomatyzować w pierwszej kolejności:

• Wiadomości wysyłane po potwierdzeniu rezerwacji.


• Podziękowania po sesji lub zakupie.


• Łatwe do odpowiedzi pytania, takie jak godziny otwarcia, lokalizacja lub sposób przygotowania.


• Działania następcze po wizycie domowej

W jaki sposób Umawiaj może w tym pomóc? Dzięki Umawiaj możesz:

• Zautomatyzować powiadomienia następcze po działaniach takich jak rezerwacja, płatność lub niepojawienie się.


• Prowadzić podstawowe kampanie e-mailowe lub SMS-owe z listy klientów.


• Przechowywać wszystkie wiadomości w jednym miejscu wraz z historią każdego klienta.

Dodatkowo, BizAI wbudowane w Umawiaj może być używane do pisania i/lub wysyłania odpowiedzi związanych z aktywnością klienta, takich jak odpowiadanie na pytania, planowanie terminów, a nawet przygotowywanie ofert. Masz kontrolę, ale nie zaczynasz od zera przy każdej wiadomości.

4. Automatyczne wysyłanie podstawowych odpowiedzi marketingowych

Nie potrzebujesz potężnego silnika marketingowego, aby czerpać korzyści z automatyzacji w marketingu. Kilka niewielkich zmian może przynieść ogromne efekty.

Co należy zautomatyzować w pierwszej kolejności:

• Wysyłanie automatycznych wiadomości powitalnych i „pierwszych kroków” do nowych klientów.


• Wysyłanie przypomnień przed okresami wzmożonego popytu („Zbliża się sezon podatkowy”, „Badania kontrolne przed rozpoczęciem roku szkolnego” itp.).


• Ponowne nawiązanie kontaktu z klientami, z którymi nie kontaktowałeś się od dłuższego czasu.

W jaki sposób Umawiaj może w tym pomóc? Dzięki Umawiaj możesz:

• Segmentować klientów, np. według zgłoszeń serwisowych, ostatniej wizyty lub statusu. Wysyłać podstawowe automatyczne kampanie do właściwych odbiorców we właściwym czasie.


• Śledzić, kto otworzył, kliknął lub zarezerwował, aby wiedzieć, co faktycznie działa.

Pomyśl o tym jak o delikatnym przypomnieniu, a nie o krzykliwym marketingu. Chodzi o to, aby być obecnym w świadomości klientów bez konieczności pisania długich e-maili.

5. Automatyzacja podstawowych operacji CRM

Kiedy dane klientów są przechowywane w notatkach, wiadomościach e-mail i Twojej głowie, łatwo zauważyć, jak chaotyczna jest ta sytuacja. Podstawowe rozwiązanie CRM pomoże Ci:

• Przechowywać wszystkie informacje o klientach w jednym miejscu


• Śledzić historię rezerwacji, płatności, dokumentów i wiadomości


• Podejmować decyzje dotyczące dalszych działań i kroków

Co należy zautomatyzować w pierwszej kolejności:

• Przekształcanie potencjalnych klientów pozyskanych z Twojej strony internetowej lub automatycznego formularza w kontakty.


• Zmiany statusu po określonych zdarzeniach (np. „potencjalny klient” staje się „klientem” po pierwszej płatności).


• Zadania/przypomnienia związane z datami (np. sprawdź po sześciu miesiącach od wykonania tej usługi).

W jaki sposób Umawiaj może w tym pomóc? Dzięki Umawiaj możesz:

• Automatycznie rejestrować działania, takie jak spotkania, faktury i kampanie Przechowywać wszystkie dane w jednej karcie klienta.


• Tworzyć przypomnienia i przepływy pracy, aby kolejne kroki były zapisane w systemie, a nie tylko w Twojej głowie.

Tego rodzaju automatyzacja skutkuje mniejszą liczbą pominiętych spraw i lepszą obsługą klienta.

Korzyści wynikające z korzystania z kompleksowego rozwiązania Umawiaj zamiast łączenia innych usług

Wielu właścicieli firm próbuje stworzyć własny zestaw różnorodnych narzędzi, takich jak narzędzie do planowania, narzędzie do płatności, narzędzie do obsługi poczty elektronicznej, narzędzie do obsługi CRM i narzędzie do automatyzacji. Szybko jednak okazuje się, że więcej czasu poświęcają na zarządzanie narzędziami niż na prowadzenie działalności.

Kompleksowe rozwiązanie, takie jak Umawiaj łączy wszystkie najważniejsze elementy:

• Planowanie CRM i pliki klientów


• Płatności i rozliczenia


• Marketing i kampanie


• BizAI do pomocy w tworzeniu wiadomości

Ponieważ wszystko znajduje się w jednym systemie, wszystko dzieje się samo. Na przykład, gdy dokonujesz rezerwacji, automatycznie tworzony jest rekord klienta, który prowadzi do wystawienia faktury, a ewentualnie także przypomnienia i działań następczych. Nie musisz zajmować się wszystkim samodzielnie.

Nie oddajesz całej swojej działalności w ręce robotów. Po prostu pozwalasz komputerom wykonywać powtarzalne zadania, abyś mógł zająć się tym, co tylko Ty potrafisz zrobić.

Jak wdrożyć automatyzację bez nadmiernego obciążenia

Aby rozpocząć ten proces bez stresu, należy:

1. Wybrać jeden proces roboczy
   
   Na przykład: „nowy klient rezerwuje pierwszą sesję i za nią płaci”.
   
   Nie próbuj naprawiać wszystkiego w ciągu jednego tygodnia.


2. Zapisać etapy procesu roboczego na papierze
   
   Sporządź listę wszystkich etapów, które należy wykonać, aby zrealizować ten proces roboczy, od pierwszego kontaktu po działania następcze.


3. Podkreśl, co potrafi oprogramowanie
   
   Wszystko, co jest powtarzalne, proste i zgodne z zasadami lub wytycznymi, idealnie nadaje się do automatyzacji.


4. Skonfiguruj to w Umawiaj
   
   Na przykład skonfigurujesz:
   
   Link do rezerwacji online Automatyczne potwierdzenie Przypomnienie 24 godziny przed Automatyczna faktura po sesji Wysyłanie e-maila z kontynuacją trzy dni później


5. Przetestuj to z prawdziwymi klientami.
   
   Sprawdź, gdzie napotykają trudności, popraw wszelkie niejasności w znaczeniu i sformułowaniach oraz dostosuj terminy.


6. Przejdź do następnego przepływu pracy
   
   Na przykład „powtarzające się sesje” lub „rozmowa konsultacyjna > oferta > faktura”.

   Ten proces krok po kroku pozwoli Ci uniknąć typowych pułapek automatyzacji, takich jak nadmierne komplikowanie, ślepota danych i sprawianie, że wszystkie rozmowy brzmią jak roboty.

Typowe obawy (i jaka jest prawda)

„Automatyzacja sprawi, że moja firma stanie się nieosobista”.

Z pewnością tak się stanie, jeśli będziesz wysyłać tylko ogólne odpowiedzi. Jeśli jednak automatyzacja pozostawia dużo miejsca na prawdziwą rozmowę, po prostu delegujesz rutynowe zadania, abyś mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne.

„Nie mam czasu, aby to skonfigurować”.

Słuszna uwaga. Prawda? Musisz tylko zainwestować trochę czasu na początku. A korzyści? Odzyskasz cały ten czas każdego tygodnia. Wielu właścicieli firm uważa, że samo planowanie/przypomnienia za pośrednictwem Umawiaj zwracają się w postaci oszczędności czasu już po jednym miesiącu.

„Nie znam się na technologii”.

Nie musisz nim być. Narzędzia, o których wspomnieliśmy, mają funkcje dla właścicieli, którzy nie są techniczni. Zwróć uwagę na łatwość obsługi, intuicyjne szablony i odpowiednią obsługę klienta. Umawiaj została stworzona specjalnie dla właścicieli małych firm usługowych, takich jak Ty, dlatego nie potrzebujesz niczego poza tym, co oferuje.

Skorzystaj z szybkich korzyści płynących z automatyzacji

Korzystając z vcita do automatyzacji najbardziej powtarzalnych i czasochłonnych elementów zarządzania firmą, zyskasz ogromne korzyści. Mówimy tu o większej ilości czasu w każdym tygodniu na trudniejsze zadania biznesowe, mniejszej liczbie pominiętych spraw i mniejszym stresie, ponieważ nie będziesz się martwić, że zapomniałeś wysłać fakturę. Szybkie korzyści płynące z automatyzacji nie mają żadnych wad.

Często zadawane pytania

Gdzie mogę znaleźć pierwszy punkt do automatyzacji?

W małych firmach usługowych zazwyczaj są to usługi planowania online i przypomnienia. Aby uniknąć nieobecności klientów, wysyła się wiele telefonów i SMS-ów. Bardzo łatwo jest zrozumieć, czego potrzebują klienci. Dzięki vcita możesz skierować klientów na swoją stronę internetową, profil w mediach społecznościowych lub stronę Google, aby umówili się na spotkanie, zamiast wysyłać im telefony i SMS-y.

Jak mogę zapewnić osobisty charakter komunikacji pomimo automatyzacji?

Pomyśl o pisaniu tak, jakbyś rozmawiał z klientem osobiście. Używaj imienia klienta. Wspomnij, na jaką usługę się zapisał. Pisz zwięźle i na temat. Nie próbuj w pełni automatyzować komunikacji; muszą być obszary, w których odpowiedzi pochodzą od prawdziwych ludzi.

Czy automatyzacja może działać, jeśli nie mam jeszcze dużej listy klientów?

Tak. W rzeczywistości może nawet pomóc w budowaniu listy. Narzędzia do planowania online, formularze rejestracyjne i podstawowe narzędzia do monitorowania mogą pomóc w utrzymaniu, a nawet pozyskaniu większej liczby potencjalnych klientów spośród tych, których już masz. Automatyzacja nie musi być wykorzystywana do marketingu skierowanego do tysięcy potencjalnych klientów, aby była opłacalna. Wymaga jedynie kilku powtarzalnych procesów.

Czy potrzebuję kilku narzędzi? Czy Umawiaj może zrobić wszystko?

Możesz wybrać, które narzędzia chcesz używać razem, jednak vcita została stworzona, aby być Twoim centralnym kokpitem: narzędzia do planowania i usługi, takie jak CRM, fakturowanie, płatności, marketing, a nawet sztuczna inteligencja. Wszystkie te funkcje będą działać, pomagając Ci z jednego kokpitu.

Ile prawdopodobnie zapłacę za automatyzację?

Ceny różnią się w zależności od wybranych narzędzi i wielkości zespołu. Właściciele małych firm zaczynali od niewielkich inwestycji i wdrażali jedną usługę, taką jak vcita, dostosowaną do wielkości ich działalności. Chodziło o to, aby czas i pieniądze utracone z powodu nieobecności klientów i niezapłaconych faktur z nawiązką rekompensowały poniesione wydatki.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Oto kilka wartościowych artykułów z bloga vcita, które warto przeczytać, jeśli chcesz kontynuować:

• Zadania, które małe firmy powinny zautomatyzować


• Jakie zadania biznesowe należy zautomatyzować, aby zmniejszyć koszty operacyjne?


• Równowaga pomiędzy osobistym podejściem a automatyzacją w CRM


• Automatyzacja fakturowania – jak pomaga małym firmom