1) Powolne odpowiedzi lub brak odpowiedzi

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Ludzie uważają, że jesteś niezorganizowany lub zakładają, że masz pełny grafik, przez co tracisz dochody.

Zamiast tego: Ustal czas na udzielenie odpowiedzi i trzymaj się go (np. „Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego”), korzystając z prostych szablonów.

Skróty Umawiaj: Ustaw automatyczne odpowiedzi, utwórz szablony wiadomości i korzystaj z Portalu Klienta, aby klienci mogli samodzielnie umawiać spotkania.

2) Chaotyczne ustalanie terminów

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Długie wątki e-mailowe sprawiają wrażenie amatorskich i marnują czas wszystkich.

Zamiast tego: udostępnij link do rezerwacji z jasnymi nazwami usług i czasem trwania oraz oferuj tylko kilka terminów rezerwacji, aby uniknąć przeciążenia i zamieszania.

Skróty Umawiaj: funkcja planowania online dla niezależnych rezerwacji; bufor czasowy zapobiega podwójnym rezerwacjom; możliwość rezerwacji wielu usług zwiększa wydajność; automatyczne przypomnienia zmniejszają liczbę nieobecności.

3) Niejasny zakres i ceny

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Brak jasności prowadzi do rozszerzania zakresu usług i niezręcznych dyskusji na temat pieniędzy.

Zamiast tego: Zapisz, co obejmuje cena, czego nie obejmuje oraz zasady dotyczące zmian. Podaj cenę lub przedział cenowy dla każdej pozycji.

Skróty Umawiaj: Funkcja tworzenia profesjonalnych kosztorysów; wyszczególnione usługi; intuicyjne procesy pracy umożliwiające klientom zatwierdzanie kosztorysów i wpłacanie zaliczek.

4) Opóźnione płatności lub niejasne faktury

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Wyglądasz na niezorganizowanego i otrzymujesz opóźnione płatności.

Zamiast tego: Wyślij fakturę zaraz po dostawie, wraz ze szczegółowym wykazem pozycji i jasnymi informacjami na temat warunków płatności i opłat za opóźnienia.

Skróty Umawiaj: Automatyczne faktury; linki do płatności obsługujące wiele metod płatności; zapisane karty, aby zmniejszyć utrudnienia dla klientów; opcja przyjmowania płatności osobiście lub online.

5) Korzystanie z prywatnego telefonu w celach służbowych

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: tracisz połączenia, nie możesz śledzić rozmów i zacierasz granice między pracą a czasem wolnym.

Zamiast tego: korzystaj z dedykowanej linii służbowej z zasadami dotyczącymi rejestrowania połączeń.

Skróty Umawiaj: aplikacja do połączeń i wiadomości tekstowych z automatycznym rejestrowaniem połączeń, nagrywaniem rozmów, zasadami dotyczącymi godzin poza pracą oraz możliwością wysyłania wiadomości tekstowych bezpośrednio z karty klienta.

6) Słabe pierwsze wrażenie

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: potencjalni klienci rezygnują, jeśli nie mogą się z Tobą łatwo skontaktować lub jeśli utracisz ich dane.

Zamiast tego: zaoferuj jeden przejrzysty formularz rejestracyjny, w którym pytasz tylko o informacje, które naprawdę są Ci potrzebne. Skróty Umawiaj: pozyskiwanie potencjalnych klientów z Facebook Messenger do CRM; widżety stron internetowych do formularzy rejestracyjnych; automatyczne tworzenie klientów.

7) Niechlujny ton wiadomości e-mail i tematy wiadomości

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Wiadomości e-mail, które trudno przejrzeć, są ignorowane.

Zamiast tego: Napisz jeden jasny temat (np. „Wycena farby do kuchni — termin piątek”). W każdej wiadomości e-mail zawrzyj tylko jedną prośbę i używaj krótkich akapitów.

Skróty Umawiaj: Sprawdzone szablony wiadomości e-mail powiązane z konkretnymi branżami i stanowiskami

8) Brak widocznej polityki dotyczącej dostępności lub zmiany terminów

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Klienci zgadują, kiedy mogą anulować lub zmienić termin, a Ty kończysz z nieobecnościami.

Zamiast tego: Opublikuj godziny otwarcia i zasady anulowania rezerwacji oraz jasno określ, jak działa zmiana terminu.

Skróty Umawiaj: Zasady anulowania i zmiany terminu są przechowywane w internetowym narzędziu do planowania; automatyczne przypomnienia zapobiegające przypadkowym niepojawieniom się; prośba o wpłacenie zaliczki w przypadku rezerwacji wysokiego ryzyka.

9) Niespójne podstawy brandingu

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Sprawia, że wygląda ona na prowizoryczną i amatorską.

Zamiast tego: Używaj wszędzie tego samego logo, kolorów i tonu, stosując standardowe podpisy i faktury.

Skróty Umawiaj: Portal klienta z brandingiem, e-maile z brandingiem i konfigurowalne szablony zapewniające spójność dokumentów.

10) Słabe opisy usług

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Ludzie nie wiedzą, co kupują.

Zamiast tego: Napisz proste nazwy dla każdej usługi, określ, dla kogo jest przeznaczona i ile czasu zajmuje, oraz dodaj 1-2 linijki opisujące korzyści.

Skróty Umawiaj: BizAI może tworzyć lub poprawiać opisy usług w Twoim katalogu.

11) Zapominanie o działaniach następczych

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Ciepłe leady stają się zimne, a byli klienci nie wracają.

Zamiast tego: Ustal terminy działań następczych po wysłaniu oferty lub zakończeniu pracy.

Skróty Umawiaj: CRM zawiera zautomatyzowane zadania, przypomnienia i procesy, dzięki czemu każdy lead jest objęty kolejnym krokiem.

12) Brak prośby o recenzję lub polecenie

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: tracisz zaufanie klientów i nie wykorzystujesz dodatkowych możliwości biznesowych.

Zamiast tego: poproś o recenzje i/lub polecenia zaraz po pomyślnym zakończeniu współpracy. Umożliw klientom wykonanie tej czynności jednym kliknięciem.

Skróty Umawiaj: automatyczne wiadomości wysyłane po zakończeniu spotkania, zawierające linki do stron z recenzjami.

13) Nieuporządkowane informacje o klientach

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Powtarzasz pytania i pomijasz szczegóły, co irytuje klientów i marnuje Twój czas.

Zamiast tego: Stwórz jedną kartotekę klienta, która zawiera notatki, pliki, wiadomości i historię zakupów.

Skrót Umawiaj: Centralny system CRM zawierający osie czasu, dokumenty i historię wiadomości.

14) Niejasne przekazywanie projektów

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Powoduje zamieszanie na początku projektu i podczas jego realizacji.

Zamiast tego: Wyślij klientom proste listy kontrolne zawierające informacje o tym, czego od nich potrzebujemy, co otrzymają i kiedy.

Skrót Umawiaj: Formularze zgłoszeniowe powiązane z usługami; wnioski o pliki; listy zadań.

15) Brak planu działania po godzinach pracy

Dlaczego szkodzi to Twojej firmie: Nieodebrane połączenia i zirytowani klienci.

Zamiast tego: Opublikuj zasady dotyczące godzin poza godzinami pracy i opcje kontaktu w nagłych wypadkach.

Skrót Umawiaj: Powitania poza godzinami pracy; poczta głosowa na SMS-y; rejestry nieodebranych połączeń z szybką odpowiedzią SMS-em.

Krótka lista kontrolna, którą można skopiować

• Określony i dotrzymany czas reakcji Link do rezerwacji wysłany bez konieczności wielokrotnej korespondencji


• Zakres, cena i warunki określone na piśmie Faktura wysłana tego samego dnia


• Obowiązujące zasady dotyczące telefonów służbowych i połączeń telefonicznych


• Jeden formularz rejestracyjny dla wszystkich nowych potencjalnych klientów


• Jasne tematy i krótkie wiadomości e-mail


• Zasady anulowania i zmiany terminu widoczne w harmonogramie


• Spójny branding


• Prośba o recenzję wbudowana w proces komunikacji


• Każdy potencjalny klient ma kolejny krok w CRM

Jak zacząć naprawiać błędy w tym tygodniu (prosty plan)

Dzisiaj: Napisz standardowe szablony wiadomości e-mail (odpowiedź na zapytanie, wycena, działania następcze).

Jutro: Włącz harmonogram online z przypomnieniami i zasadami.

Następnie: Uporządkuj listę usług i ceny.

Potem: Ustal zasady dotyczące połączeń i wiadomości tekstowych i przejdź na linię biznesową.

Na bieżąco: Rejestruj każdy kontakt z klientem w jednym systemie CRM. vcita ułatwia to zadanie.

Profesjonalizm jest niezbędny w przypadku małych firm usługowych

Twoja firma może być niewielka, ale nie ma powodu, aby sprawiać wrażenie amatorskiej lub niepewnej. Budowanie profesjonalnego wizerunku oznacza zwracanie uwagi na szczegóły, takie jak spójny branding, terminowa komunikacja, zwięzłe informacje i bezproblemowe interakcje. Liczne zautomatyzowane procesy i przydatne funkcje vcita ułatwiają zachowanie profesjonalnego wizerunku przez cały czas, nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą.

Często zadawane pytania

Jak szybko powinienem odpowiadać na pytania klientów?
W ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli zajmie to więcej czasu, wyślij krótką wiadomość „Rozumiem, odezwę się do [godzina]”.

Czy potrzebuję harmonogramu online, jeśli lubię wysyłać SMS-y?
Tak. Kontynuuj wysyłanie SMS-ów, ale podaj ludziom link do rezerwacji terminów. To ogranicza wymianę wiadomości.

Co zrobić, jeśli moja praca jest niestandardowa i trudno ją wycenić?
Wyślij zakresy cenowe i pakiety, np. „ceny od…” wraz z listą czynników wpływających na cenę.

Jak zmniejszyć liczbę nieobecności?
Wysyłaj automatyczne przypomnienia, proś o zaliczki w przypadku długich terminów i podaj jasną politykę anulowania rezerwacji w procesie rezerwacji.

Czy telefon służbowy jest opłacalny dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność?
Tak. Otrzymujesz rejestry połączeń, nagrania i granice. Wyglądasz też na bardziej wiarygodnego.

Kiedy powinienem poprosić o recenzję?
Zaraz po sukcesie, czyli po opłaceniu faktury, dostarczeniu projektu lub otrzymaniu miłego „dziękuję” od klienta.

Jakie są minimalne informacje, które muszę mieć w CRM?
Imię i nazwisko, dane kontaktowe, notatki, pliki, zakupione usługi, wiadomości, kolejne działania i wartość.