Dlaczego warto wysyłać e-maile po zakończeniu usługi?

• Klienci mogą o Tobie zapomnieć. Krótka wiadomość przypomni im o Twojej firmie.


• Małe problemy mogą przerodzić się w większe. Kontakt z klientem pozwala rozwiązać problemy, zanim się nasilą.


• Zadowoleni klienci chętnie pomagają. E-maile po zakończeniu usługi ułatwiają im wystawienie opinii lub polecenie Twojej firmy.


• Rutynowe działania zwiększają przychody. Przypomnienia dla klientów skłaniają ich do sfinalizowania kolejnej rezerwacji.

Umawiaj ułatwia to dzięki intuicyjnym, oszczędzającym czas procesom. Obejmują one:

• Automatyzację, która automatycznie tworzy projekty wiadomości e-mail do zatwierdzenia;


• Portal klienta, który umożliwia szybkie i bezpieczne wysyłanie plików i poufnych informacji;


• Harmonogram online, dzięki któremu klienci mogą samodzielnie rezerwować i zmieniać terminy spotkań;


• Płatności, dzięki którym klienci mogą płacić online, korzystając z najwygodniejszej dla siebie metody płatności;


• Kosztorysy, które przyspieszają tworzenie, wysyłanie i zatwierdzanie kosztorysów oraz przekształcanie ich w faktury;


• Pliki, w których można zapisywać szablony wiadomości e-mail, co pozwala zaoszczędzić czas;


• BizAI, które pozwala uzyskać wgląd w dane klientów w celu personalizacji komunikacji.

Czasy, które zazwyczaj sprawdzają się w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych po wykonaniu usługi

• Zaraz po wykonaniu usługi: wyślij potwierdzenie i podziękowania.


• 24 godziny później: link, za pomocą którego klient może zostawić recenzję lub przesłać krótką opinię.


• 3–7 dni później: przydatne wskazówki dotyczące pielęgnacji lub zapytanie o samopoczucie.


• 2–6 tygodni później: przypomnienie o ponownej rezerwacji lub zaplanowaniu konserwacji.


• 60–90 dni później: wiadomość „tęsknimy za Tobą”, jeśli klient nie zarezerwował nowego terminu.

Być może będziesz musiał dostosować harmonogram do branży. Na przykład:

1. Uroda i wellness: przypomnienia powinny być wysyłane co 4–6 tygodni.


2. Usługi domowe: wysyłaj przypomnienia zgodnie z gwarancją lub porą roku.


3. Coaching/doradztwo:przypominaj klientom o zmianie terminu zgodnie z harmonogramem Twojego planu.


4. Podstawowa opieka zdrowotna (bez diagnostyki): wysyłaj wiadomości z pytaniem o samopoczucie i przypomnienia zgodnie z wytycznymi klinicznymi i lokalnymi przepisami.

Wskazówki dotyczące konfiguracji wysyłania wiadomości e-mail po zakończeniu usługi w Umawiaj

• Do każdej wiadomości e-mail wysyłanej do klienta dołącz linki do portalu klienta i harmonogramu online.


• Podczas tworzenia szablonów używaj symboli zastępczych, takich jak {Imię klienta}, {Nazwa usługi}, {Data}, {Link do harmonogramu}, {Link do płatności}, {Link do recenzji}, {Link do kosztorysu}, {Link do plików}.


• W każdej wiadomości e-mail umieść tylko jedno jasne wezwanie do działania.


• Przechowuj standardowe informacje dotyczące obsługi posprzedażowej w plikach i umieszczaj do nich linki w wiadomościach e-mail z przypomnieniem.


• Użyj BizAI, aby skrócić, przeredagować lub zlokalizować treść wiadomości e-mail. W przypadku spraw o wysokim priorytecie wyślij odpowiednią wiadomość SMS z aplikacji Umawiaj Calls & Text.

Lista kontrolna zapewniająca dostarczalność wiadomości e-mail

• Używaj prawdziwego adresu zwrotnego, który regularnie sprawdzasz.


• Unikaj dużych załączników.


• Zamiast tego umieszczaj linki do plików w Umawiaj.


• Tytuły wiadomości powinny być krótkie (najlepiej 6–9 słów).


• Poproś klientów, aby po pierwszej wizycie dodali Cię do swoich kontaktów.

Porady dotyczące tonu i jasności

Staraj się używać prostych, krótkich zdań, prostego języka i szczerego tonu. Jeśli popełnisz błąd, jak najszybciej się do niego przyznaj i jasno powiedz, co zamierzasz zrobić, aby go naprawić. Ludzie szanują firmy, które biorą odpowiedzialność za swoje błędy.

Pomysły na personalizację (łatwe do zrealizowania)

• Użyj {Imię klienta} i {Nazwa usługi}, aby bez wysiłku spersonalizować każdą wiadomość e-mail.


• Pobierz datę kolejnej zalecanej wizyty klienta z planu usług.


• Wspomnij o czymś, co pojawiło się podczas spotkania. Np. „Pytałeś o {temat}. Oto odpowiedź”.


• Dodaj zdjęcie ukończonej pracy lub link „przed/po”, jeśli pasuje to do Twojej oferty usług.

Szablony, których można używać do wysyłania wiadomości e-mail po zakończeniu usługi

1) Podziękowanie + pokwitowanie (wyślij od razu)

Temat: Dziękujemy za skorzystanie z {nazwa usługi} dzisiaj.

Treść:
Cześć {imię klienta},

Dziękujemy za wybranie naszej {nazwa usługi}. Twoje pokwitowanie znajduje się tutaj: {link do faktury/pokwitowania}.
Jeśli coś jest nie tak, odpowiedz na tę wiadomość e-mail.
Potrzebujesz czegoś jeszcze? Zarezerwuj tutaj: {link do harmonogramu}.

{Twoje imię}

Alternatywne tematy:
Dziękujemy za skorzystanie z {nazwa usługi} Potwierdzenie

2) Instrukcje dotyczące pielęgnacji/opieki po zabiegu

Temat: Krótkie wskazówki dotyczące pielęgnacji po zabiegu {nazwa usługi}

Treść:
Cześć {imię klienta},

Oto, co należy zrobić dalej:
{Wskazówka 1}

{Wskazówka 2}

{Wskazówka 3}

Masz pytania?
Odpowiedz na tę wiadomość lub zadzwoń/wyślij SMS-a pod numer {numer firmy}.
Możesz zapisać te informacje na później: {link do informacji w plikach/instrukcjach}.

Wskazówka dla profesjonalistów: zapisz te wskazówki w plikach Umwiaj, aby móc z nich ponownie skorzystać.

3) Prośba o recenzję (24 godziny później)

Temat: Czy mógłbyś zostawić krótką recenzję? Treść:

Cześć {imię klienta},
br>Twoja opinia pomaga innym znaleźć nas. Czy mógłbyś podzielić się krótką recenzją? {Link do recenzji}
To zajmie tylko chwilę.

Bardzo dziękuję.
{Twoje imię}

Alternatywa dla nieśmiałych klientów: „Prywatna opinia też jest w porządku. Po prostu odpowiedz na tę wiadomość”.

4) Szybka informacja zwrotna (prywatna kontrola)

Temat: Jak nam poszło? 10-sekundowa kontrola

Treść:

Cześć {imię klienta},

Jak Ci się podobała usługa {nazwa usługi}?
Świetna | W porządku | Niezbyt dobra
Odpowiedz jednym emoji.

Jeśli coś jest nie tak, naprawię to.

5) Przypomnienie o ponownej rezerwacji (7–14 dni lub normalny cykl)

Temat: Chcesz zarezerwować kolejną usługę {nazwa usługi}?

Treść:

Cześć {imię klienta}, Większość klientów rezerwuje kolejną usługę co {X tygodni}. Chcesz zarezerwować termin już teraz?

Wybierz dogodny termin tutaj: {link do harmonogramu}.
Do zobaczenia wkrótce.

Wariant:
„Wolisz poranki czy wieczory? Powiedz mi, a ja to ustawię”.

6) Dodatkowa usługa/dodatek, który naprawdę pomaga

Temat: Mały dodatek, który uwielbia większość klientów {rodzaj usługi}

Treść:

Cześć {imię klienta},

Wielu klientów {rodzaj usługi} dodaje {nazwa dodatku}, ponieważ {wyraźna korzyść}.

Jeśli chcesz dodać go do następnej wizyty, po prostu zarezerwuj ją tutaj i dodaj przy kasie: {link do harmonogramu}.

7) Zachęta do polecenia

Temat: Znasz kogoś, kto potrzebuje {nazwa usługi}?

Treść: Cześć {imię klienta},

Jeśli znajomy zarezerwuje usługę, podając Twoje imię, otrzyma {oferta dla nowych klientów}. Ty otrzymasz {nagroda za polecenie}.

Wystarczy udostępnić ten link: {link do polecenia/rezerwacji}.

Dziękujemy za rozpowszechnianie informacji.

8) Przypomnienie o niezapłaconej fakturze (delikatne)

Temat: Przyjazne przypomnienie: faktura za {nazwa usługi}

Treść:

Cześć {imię klienta},

Wygląda na to, że faktura {nr faktury} nadal pozostaje niezapłacona. Możesz dokonać płatności tutaj: {link do płatności}.

Jeśli już się tym zająłeś, dziękujemy – prosimy zignorować tę wiadomość.

Potrzebujesz pomocy?

Odpowiedz na tę wiadomość, a ja się tym zajmę.

9) Kontynuacja wyceny/oferty

Temat: Czy masz jakieś pytania dotyczące wyceny?

Treść:

Cześć {imię klienta},

ponownie przesyłam wycenę: {link do wyceny}. Jeśli zakres lub termin wymagają zmian, daj mi znać, co Ci odpowiada.

Gotowy, aby rozpocząć?
Umów się tutaj: {link do harmonogramu}.

10) Niepojawienie się/nieobecność na spotkaniu

Temat: Przełóżmy termin {nazwa usługi}

Treść:

Cześć {imię klienta},

Przykro nam, że nie udało nam się spotkać. Takie rzeczy się zdarzają.

Wybierz nowy termin tutaj: {link do harmonogramu}.

Jeśli nie możesz się zdecydować, odpowiedz, podając dni, które Ci odpowiadają, a ja wszystko zorganizuję.

11) Podsumowanie projektu + prośba o referencje

Temat: Wszystko gotowe – jeszcze raz dziękujemy

Treść:

Cześć {imię klienta},

Zakończyliśmy {projekt/usługę}. Pliki i notatki znajdują się tutaj: {link do plików}. Jeśli jesteś zadowolony z wyniku, krótka referencja będzie dla nas bardzo ważna: {link do formularza/recenzji}.

W razie jakichkolwiek pytań jesteśmy do dyspozycji.

12) Naprawa usługi (gdy popełniłeś błąd – bądź szczery)

Temat: Przepraszam, że nie spełniliśmy Twoich oczekiwań.

Treść:

Cześć {imię klienta},

przeczytałem Twoją wiadomość i zgadzam się – nie spełniliśmy Twoich oczekiwań. To moja wina. Oto, co zamierzam zrobić: {działanie, które podejmiesz}.

Chciałbym zaoferować {kredyt/ponowne wykonanie usługi/częściowy zwrot kosztów}.

Jeśli to zadziała, zajmę się tym jeszcze dzisiaj. Jeśli nie, powiedz mi, czego oczekujesz.

13) Zaproszenie do planu konserwacji

Temat: Chcesz prostą konserwację {usługi/aktywa}?

Treść: Cześć {imię klienta},

Możemy utrzymać {element} w dobrym stanie dzięki prostemu planowi. Obejmuje on {X, Y, Z}. Zobacz opcje i ceny tutaj: {link do strony planu}.

Masz pytania? Odpowiedz, a ja polecę Ci najlepsze rozwiązanie.

14) Informacja dotycząca gwarancji

Temat: Twoja {usługa/część} jest objęta gwarancją.

Treść:

Witaj {imię klienta},

Informujemy, że Twoja {usługa/część} jest objęta gwarancją do dnia {data}.

Jeśli zauważysz {oznakę awarii}, skontaktuj się z nami niezwłocznie: {link do portalu klienta}. Zachowaj tę wiadomość e-mail.

15) Tęsknimy za Tobą (60–90 dni)

Temat: Nadal jesteśmy tu, gdy nas potrzebujesz

Treść:

Cześć {imię klienta},
,br> Nie widzieliśmy się od {data}. Potrzebujesz ponownie pomocy w zakresie {nazwa usługi}?
,br> Wybierz dogodny termin: {link do harmonogramu}. Jeśli nie teraz, nie martw się.

Jesteśmy do Twojej dyspozycji.

16) Sezonowa kontrola

Temat: Przed {sezonem} krótka wskazówka dotycząca {usługi}

Treść:

Cześć {imię klienta},

Przed {sezonem} sugerujemy {prosty krok}. Zapobiega to {problemowi}.

Jeśli chcesz, abyśmy się tym zajęli, zarezerwuj termin tutaj: {link do harmonogramu}.

Oto krótki przewodnik: {link do plików}.

17) Urodziny lub rocznica współpracy z klientem

Temat: Mały upominek z podziękowaniem, {Imię klienta}

Treść:

Wszystkiego najlepszego z okazji {urodzin/rocznicy współpracy}!

Dziękujemy za współpracę. Oto mały upominek na następną wizytę: {Link/kod kuponu}.

Rezerwacja w dowolnym terminie: {Link do harmonogramu}.

Wiadomości SMS dopasowane do Twoich e-maili

• „Dziękujemy za wizytę. Potwierdzenie: {link}.


• Zarezerwuj ponownie: {kalendarz}.”


• „Gotowy na kolejną {usługę}?


• Zarezerwuj termin: {kalendarz}.”


• „Faktura {#} jest otwarta.


• Zapłać tutaj: {link do płatności}.


• Potrzebujesz pomocy? Odpowiedz.”

SMS-y powinny być krótkie i zawierać tylko jeden link. Skorzystaj z funkcji Połączenia i SMS-y w Umawiaj, aby odpowiedzieć z karty klienta.

Wymiana branżowa (linie typu plug-and-play)

Oto kilka propozycji alternatywnych treści, które można wykorzystać w wiadomościach e-mail i SMS-ach, dostosowanych do konkretnych potrzeb danej branży:

Usługi domowe

• „Prześlij zdjęcie problemu tutaj: {link do przesyłania plików}, abyśmy mogli przywieźć odpowiednie części”.


• „Zalecamy kontrolę co 6 miesięcy”.

Uroda i wellness

• „Większość klientów rezerwuje kolejne wizyty co 4–6 tygodni, aby utrzymać stałe rezultaty”.


• „Dodaj {dodatek} dla {korzyści}. Możesz go dodać przy kasie”.

Coaching/doradztwo

• „Przed naszą następną sesją dodaj tutaj notatki lub cele: {link do portalu klienta}”.


• „Oto arkusz roboczy, o którym rozmawialiśmy: {link do plików}”.

Pomysły na krótkie tematy wiadomości

• „Dziękujemy za dzisiejszą wizytę, {imię}”


• „Krótkie wskazówki po wizycie”


• „Jedno kliknięcie, aby ponownie zarezerwować”


• „Jeszcze raz Twoja wycena”


• „Możemy to naprawić”


• „Dwie daty do wyboru”


• „Co warto wiedzieć o gwarancji”

Zasady dotyczące krótkich tekstów

• Zacznij od korzyści.


• Używaj jednego czasownika w zdaniu.


• Jeśli to możliwe, umieszczaj jeden link w wiadomości e-mail.


• Jasno sformułuj prośbę.


• Nie krzycz (nie używaj wykrzynkików).


• Ogranicz użycie wielkich liter i znaków interpunkcyjnych.


• Zatrzymaj się, zanim tekst stanie się zbyt uroczy.

Przykładowa mini-sekwencja (uroda)

Dzień 0: Podziękowanie + potwierdzenie odbioru.
Dzień 1: Prośba o recenzję.
Dzień 21: Przypomnienie o ponownej rezerwacji (wraz z dodatkową usługą).
Dzień 35: „Tęsknimy za Tobą” (jeśli nie ma rezerwacji).

Przykładowa mini-sekwencja (usługi dla domu)

Dzień 0: Podziękowanie + pokwitowanie płatności + dokumentacja dotycząca dalszej obsługi.
Dzień 3: Kontakt + prośba o zdjęcie, jeśli to konieczne.
Dzień 30: Przypomnienie o gwarancji.
Zmiana pory roku: Oferta konserwacji.

Przykładowa mini-sekwencja (coaching)

Dzień 0: Podsumowanie sesji + plik z kolejnymi krokami.
Dzień 1: Sprawdzenie emoji z opiniami.
Dzień 7: Przypomnienie o celu + link do harmonogramu.
Dzień 28: Przypomnienie o odnowieniu planu.

Jak uruchomić tę funkcję w Umawiaj (szybko)

1. Utwórz automatyzacje, które uruchamiają działania następcze po spotkaniu.


2. Wstaw szablony i zastąp symbole zastępcze polami Umawiaj.


3. Dodaj linki do harmonogramu, płatności, plików, wyceny i recenzji.


4. Użyj BizAI, aby skrócić lub dostosować ton.


5. W przypadku pilnych spraw (np. niepojawienie się, niezapłacone faktury) wyślij odpowiednią wiadomość SMS.


6. Co tydzień sprawdzaj wyniki.


7. Modyfikuj po jednym elemencie na raz.

Zachowaj ludzki ton

Możesz zacząć od „Cześć” i nie ma nic złego w powiedzeniu „Przepraszam”, jeśli jest to stosowne. Pisz tak, jakbyś rozmawiał z prawdziwą osobą, ale staraj się być zwięzły, ponieważ Twoi klienci są zajęci.

Komunikacja po zakończeniu usługi pozwala utrzymać przychody

Twoi klienci są zapracowanymi ludźmi, więc po zakończeniu spotkania Twoja firma może łatwo zniknąć z ich pola widzenia. Regularne wysyłanie wiadomości po zakończeniu usługi za pośrednictwem poczty elektronicznej i/lub SMS-ów pomaga pozostać w pamięci klientów, zapewnia ich powrót i daje możliwość naprawienia wszelkich nieprawidłowości oraz ciągłego ulepszania oferty usług.