60-sekundowy test dla CRM dla małych firm

Zadaj sobie pytania:

• Czy rezerwuję terminy lub zajęcia?


• Czy wysyłam faktury lub przyjmuję płatności?


• Czy wysyłam klientom SMS-y lub e-maile z przypomnieniami i aktualnościami?


• Czy chcę mieć łatwy w obsłudze portal dla klientów, aby mogli samodzielnie rezerwować terminy, płacić i wysyłać mi wiadomości?


• Czy chcę, aby sztuczna inteligencja tworzyła projekty odpowiedzi, podsumowywała rozmowy i sugerowała kolejne działania?

Jeśli kiwasz głową, to jesteś we właściwym miejscu.

Czego szukać w CRM dla małych firm (bez zbędnych dodatków)

1. Czyste rekordy kontaktów. Potrzebujesz nazwisk, notatek, plików, tagów i przejrzystej historii, bez konieczności szukania ich.


2. Planowanie, które zapobiega chaosowi. Rezerwuj pojedyncze lub wielokrotne wizyty bez kłopotów, synchronizuj z kalendarzami pracowników i ogranicz liczbę nieobecności dzięki przypomnieniom. Twoje narzędzie do rezerwacji powinno być połączone z CRM, aby rekord klienta był automatycznie aktualizowany przy każdej wizycie.


3. Płatności, których nie będziesz się obawiać. Przejrzyste przepływy pracy i pulpity nawigacyjne, które przetwarzają i śledzą kosztorysy, faktury, szybkie opłaty i status płatności, łącząc je z odpowiednim rekordem klienta. Dodatkowym atutem jest obsługa płatności mobilnych i cyklicznych.


4. Portal klienta. Zapewnij klientom miejsce do samodzielnej obsługi: rezerwacji, zmiany terminu, płatności i wysyłania wiadomości. Ogranicza to wymianę korespondencji, oszczędza czas i zwiększa zaufanie.


5. Wszystkie rozmowy w jednym miejscu. Interakcje za pośrednictwem poczty elektronicznej i SMS-ów powinny być widoczne w rekordzie klienta, a najlepiej również wiadomości na Facebooku, rejestry połączeń służbowych i SMS-y. (vcita obsługuje wiadomości i posiada dodatki, takie jak Calls & Texts i Facebook Messenger, dzięki czemu interakcje automatycznie trafiają do Twojego CRM).


6. Pomocna sztuczna inteligencja. Poszukaj narzędzi, które tworzą szkice na podstawie kontekstu, sugerują kolejne kroki, wypełniają pola na podstawie czatów, podsumowują długie wątki i pomagają w tworzeniu prostych tekstów marketingowych lub opisów usług. BizAI z Umawiaj zostało stworzone z myślą o rzeczywistych zadaniach małych i średnich przedsiębiorstw, takich jak te.


7. Aplikacja mobilna, z której naprawdę będziesz korzystać. Sprawdzaj swoje codzienne zadania, szybko odpowiadaj na wiadomości, wysyłaj wyceny lub przyjmuj płatności – wszystko to za pomocą telefonu.


8. Szybka konfiguracja. Powinieneś mieć możliwość importowania kontaktów, podłączenia kalendarza, dodawania usług i rozpoczęcia pracy bez konieczności tworzenia planu projektu.


9. Rozsądne ceny. Płać za funkcje, z których korzystasz teraz, z możliwością rozbudowy w przyszłości.

Dlaczego Umawiaj jest dobrym wyborem dla małych i średnich firm usługowych?

1) Klienci i praca w jednym miejscu

Karta klienta to Twoja baza. Zawiera dane kontaktowe, notatki, pliki, faktury, terminy spotkań i historię wiadomości w jednej osi czasu. Zawsze wiesz, co się ostatnio wydarzyło i co powinno się wydarzyć dalej. Koniec z poszukiwaniem informacji.

2) Planowanie, które zapobiega bałaganowi

Oferuj rezerwacje pojedynczych lub wielu usług z automatycznymi potwierdzeniami i przypomnieniami oraz synchronizuj kalendarze pracowników, aby uniknąć podwójnych rezerwacji. Kiedy klient dokonuje rezerwacji, jego rekord jest natychmiast aktualizowany, dzięki czemu Twój CRM i harmonogram pozostają zsynchronizowane. Oznacza to mniej nieobecności, mniej zmian i spokojniejszy dzień.

3) Płatności, które łączą wszystkie elementy

Twórz kosztorysy i faktury, akceptuj płatności online i śledź zaległe płatności. Dla wielu małych firm szybsze płatności są ważniejsze niż wyszukane prognozy. Umawiaj pomaga wysyłać, pobierać i dopasowywać płatności do właściwego klienta bez arkuszy kalkulacyjnych, oferując dodatkowe funkcje, takie jak płatności mobilne i cykliczne rozliczenia.

4) Portal dla klientów, z którego Twoi klienci będą faktycznie korzystać

Klienci mogą rezerwować terminy, zmieniać je, płacić i wysyłać wiadomości – wszystko to w portalu dla klientów. Oznacza to mniej korespondencji i lepszą widoczność dla obu stron. Dzięki bezpiecznemu dostępowi, przejrzystej historii i mniejszej liczbie niespodzianek buduje to również zaufanie.

5) Rozmowy w jednym miejscu

Możesz wysyłać e-maile i SMS-y bezpośrednio z Umawiaj i przechowywać je w powiązaniu z rekordem każdego klienta. Aplikacja Calls & Texts pozwala na wykonywanie i odbieranie połączeń za pomocą dedykowanego numeru służbowego oraz przeglądanie logów w CRM. Korzystasz z Facebooka? Nowe kontakty i wiadomości trafiają do Umawiaj, dzięki czemu nie tracisz kontekstu. Najważniejsze jest to, że nie musisz żonglować pięcioma aplikacjami, aby złożyć historię klienta w całość.

6) Praktyczna sztuczna inteligencja na pracowite dni

BizAI od Umawiaj zajmuje się rzeczywistymi zadaniami, takimi jak tworzenie odpowiedzi na podstawie ostatnich rozmów, podsumowywanie wątków, sugerowanie kolejnych kroków (np. „wyślij wycenę” lub „zaproponuj zmianę terminu”), automatyczne wypełnianie pól z czatów, a nawet pomoc w pisaniu jasnych opisów usług lub szybkich tekstów kampanii. Nadal możesz przeglądać i edytować, ale najtrudniejsza część pracy jest już wykonana.

7) Działa na telefonie

Rzuć okiem na swój dzień przy kawie, potwierdź rezerwację, wyślij wycenę i przyjmij płatność na miejscu. Jeśli pracujesz w terenie lub przemieszczasz się między spotkaniami, możliwość wykonania wszystkich tych czynności za pomocą telefonu ma duże znaczenie.

Kiedy Umawiaj może nie być najlepszym wyborem

• Prowadzisz złożoną sprzedaż obejmującą wiele działów, wymagającą wielu zatwierdzeń i niestandardowych obiektów.


• Potrzebujesz CPQ, zarządzania terytorium lub szczegółowych prognoz.


• Masz w zespole programistów i chcesz zbudować od podstaw w pełni dostosowany do swoich potrzeb system.

Jeśli tak jest w Twoim przypadku, lepszym rozwiązaniem może być CRM dla przedsiębiorstw. Dla wszystkich innych, którzy zajmują się usługami, spotkaniami i stałymi relacjami z klientami, vcita bardzo dobrze radzi sobie z codzienną pracą.

Prosty sposób na rozpoczęcie (już dziś)

1. Rozpocznij okres próbny. Nie wymaga to żadnych skomplikowanych przygotowań.


2. Zaimportuj kontakty. Wystarczy plik CSV.


3. Połącz swoje kalendarze i pocztę e-mail. Synchronizuj dostępność i kontekst.


4. Dodaj swoje usługi i ceny. Zacznij od prostych rozwiązań. Później możesz je udoskonalić.


5. Włącz płatności online. Przetestuj płatność w wysokości 1 dolara, aby sprawdzić cały proces od początku do końca.


6. Ustaw przypomnienia i potwierdzenia. Od razu zmniejsz liczbę nieobecności.


7. Wypróbuj sztuczną inteligencję. Poproś ją o sporządzenie projektu wiadomości z przypomnieniem i podsumowanie długiego wątku. Następnie dostosuj ton, aż będzie brzmiał jak Twój.


8. Udostępnij link do rezerwacji. Umieść go na swojej stronie internetowej, profilach społecznościowych i w profilu Google Business. Jeśli korzystasz z Facebooka lub Instagrama, połącz przycisk „Zarezerwuj teraz”, aby ludzie mogli planować bez zbędnych dyskusji.

Jak wybrać CRM (praktyczna lista kontrolna)

Przed podjęciem decyzji skorzystaj z tego szybkiego testu, aby ocenić potencjalne rozwiązania CRM dla małych firm:

• Czy rozwiązuje ono obecne problemy? Sporządź listę pięciu najważniejszych problemów (np. brak kontynuacji działań, niepojawianie się klientów, opóźnienia w płatnościach, nieuporządkowane notatki i rozproszone wiadomości). Upewnij się, że CRM rozwiązuje przede wszystkim te problemy.


• Czy Twoi klienci mogą korzystać z samoobsługi? Portal i inteligentne planowanie oszczędzają czas wszystkim.


• Czy proces płatności jest łatwy? Jeśli wysyłasz faktury, pobierasz zaliczki lub sprzedajesz pakiety, przetestuj ten proces w wersji próbnej.


• Czy Twój zespół będzie faktycznie z niego korzystał? Pokaż go osobie, która odbiera telefony lub obsługuje recepcję. Jeśli się zmarszczy, szukaj dalej.


• Czy otrzymujesz użyteczną sztuczną inteligencję? Szkice, podsumowania, sugestie dotyczące kolejnych kroków i automatyczne wypełnianie pól powinny zapewnić realną oszczędność czasu. Jeśli system generuje tylko modne hasła, zrezygnuj z niego.


• Jak szybka jest konfiguracja? Nie powinieneś potrzebować konsultanta, aby opanować system.


• Czy system rozwija się wraz z Tobą? Powinieneś mieć możliwość rozpoczęcia od prostych funkcji, a następnie dodawania usług, pracowników i prostych automatyzacji w miarę rozwoju firmy.

Odpowiedni system CRM może zmienić małe firmy

Znalezienie systemu CRM, który odpowiada Twoim potrzebom i idealnie pasuje do istniejących procesów pracy, może wydawać się spełnieniem marzeń. Oszczędzasz czas, zwiększasz zaangażowanie klientów, zwiększasz przychody i rozwijasz swoją działalność bez stresu. Jednak zakup nieodpowiedniego systemu CRM może w rzeczywistości kosztować Cię pieniądze i spowolnić rozwój Twojej firmy. Sprawdź Umawiaj (Vcita), aby przekonać się, jak jego sprawdzone w małych i średnich firmach funkcje spełniają Twoje potrzeby i mogą pomóc Twojej firmie osiągnąć sukces.