Prosty, sprawdzony w praktyce system, który działa

Nie potrzebujesz skomplikowanej konfiguracji. Wystarczy przejrzysty, powtarzalny proces. Oto jeden z nich, z którego korzysta wiele osób pracujących samodzielnie i małych zespołów.

1) Rejestruj wszystkich potencjalnych klientów i klientów w ten sam sposób.

Wybierz jedną ścieżkę pozyskiwania klientów i trzymaj się jej. Oznacza to:

• Formularze: Umieść na swojej stronie jeden formularz kontaktowy i proś tylko o te informacje, które są Ci potrzebne. Wystarczy imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i jedno pole „powód kontaktu”.


• Czat lub strona na Facebooku: Jeśli korzystasz z prywatnych wiadomości w mediach społecznościowych, połącz je tak, aby nowe rozmowy automatycznie tworzyły kontakty.


• Telefon: po rozmowie telefonicznej od razu utwórz kontakt.

Wskazówka Umawiaj: skorzystaj z portalu klienta i CRM vcita, aby automatycznie tworzyć kontakty na podstawie rezerwacji lub zapytań. Wszystkie informacje trafiają do jednej karty klienta, dzięki czemu nie musisz później ponownie wprowadzać danych.

2) Stwórz uporządkowaną kartę klienta.

Każdy klient otrzymuje jedną kartę. Zawrzyj w niej następujące informacje:

• Podstawowe dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu. Etykiety/tagi: rodzaj usługi, priorytet, etap („Potencjalny klient”, „Aktywny”, „Wstrzymany”, „Były klient”).


• Notatki: krótkie notatki z datą po każdym kontakcie. Dokumenty: oferty, kosztorysy, formularze lub zdjęcia.


• Historia: rozmowy, wiadomości, rezerwacje, faktury.

Wskazówka Umawiaj: Dzięki Umawiaj wszystko znajduje się w jednym miejscu, więc nie musisz klikać w trzech narzędziach, próbując zebrać wszystkie informacje.

3) Standaryzuj za pomocą prostych tagów i etapów

Chaos wynika z „różności”, więc przestań pisać dowolnie. Stwórz krótką listę i trzymaj się jej, na przykład:

• Etapy: Nowy potencjalny klient → Zakwalifikowany → Zarezerwowany → W trakcie realizacji → Zakończony → Opieka.


• Tagi: „Kolorowanie”, „Głębokie czyszczenie”, „Konfiguracja podatków”, „Sesja rodzinna” lub cokolwiek innego, co pasuje do Twoich usług.


• Właściciele: Jeśli masz zespół, przypisz jasno określonego właściciela. Jedno imię.

Spójne tagi i etapy sprawiają, że raporty są znaczące i pozwalają na śledzenie postępów.

4) Połącz harmonogram z rekordem klienta

Jeśli rezerwujesz terminy w jednej aplikacji, a śledzisz klientów w innej, łatwo o pomyłki. Połącz je za pomocą następujących taktyk:

• Kiedy ktoś dokonuje rezerwacji, należy zaktualizować rekord klienta, kalendarz i status.


• Przypomnienia powinny wysyłać się automatycznie z podaniem właściwego czasu i miejsca.


• Zmiany terminów powinny się synchronizować. Bez ręcznych edycji.

Wskazówka Umawiaj: harmonogram Umawiaj jest wbudowany w kartę klienta, dzięki czemu rezerwacje, przypomnienia i harmonogramy pozostają połączone.

5) Przechowuj płatności i faktury w tym samym systemie

Ścieżki płatności mają znaczenie. Chcesz widzieć „Wysłana wycena → Opłacona faktura → Potwierdzenie odbioru” na tej samej karcie klienta, więc powinieneś:

• Wysyłać wyceny z rejestru klienta.


• Konwertować zatwierdzone wyceny na faktury jednym kliknięciem.


• Automatyzować powtarzające się faktury i przypomnienia o płatnościach.


• Rejestrować płatności gotówkowe lub offline wraz z notatką.

Wskazówka Umawiaj: Umawiaj został zaprojektowany dla firm usługowych w celu gromadzenia i śledzenia płatności bez arkuszy kalkulacyjnych i załączników do wiadomości e-mail. Obsługuje automatyzację, dzięki czemu spędzasz mniej czasu na ściganiu płatności.

6) Wykorzystaj lekką automatyzację (taką, którą faktycznie będziesz stosować)

Automatyzacja w małych firmach powinna być nudna. To dobrze. Ustal i zapomnij o takich krokach, jak:

• Nowy potencjalny klient: wyślij ciepły e-mail z przedstawieniem się i linkiem „Zarezerwuj teraz”.


• Przed spotkaniem: przypomnienie 24 godziny przed spotkaniem oraz krótka lista kontrolna do przygotowania, jeśli to konieczne.


• Po spotkaniu: wyślij notatki z podsumowaniem, prośbę o opinię i bezpośredni link do płatności (jeśli nie została ona dokonana z góry).


• Tydzień później: wiadomość z pytaniem o samopoczucie.

Wskazówka Umawiaj: Automatyzacja CRM Umawiaj obejmuje te podstawowe funkcje od razu po uruchomieniu.

Największe korzyści odnoszą z tego mniejsze zespoły, ponieważ eliminuje to sytuacje typu „ups, zapomniałem…”.

7) Twórz notatki jak profesjonalista (żeby przyszły Ty je zrozumiał)

Notatki powinny być krótkie i przydatne. Kilka jasnych zdań jest lepszych niż ściana tekstu, więc później będziesz sobie wdzięczny. Za każdym razem używaj tego samego formatu:

• Kontekst: dlaczego dokonali rezerwacji.


• Preferencje: wszelkie „nigdy nie rób” lub „zawsze rób”.


• Kolejny krok: data + działanie.


• Wynik: co się dzisiaj wydarzyło.

Wskazówka Umawiaj: Umawiaj wspiera uporządkowane notatki i listy powiązane z każdym klientem.

8) Wprowadź cotygodniową „godzinę kontroli”

Raz w tygodniu poświęć 45–60 minut na kontrolę. Dzięki temu zapobiegniesz bałaganowi, więc jeśli masz tylko jeden nawyk, niech to będzie właśnie ten. Zadania obejmują:

• Posortuj klientów według etapu.


• Przenieś wszystkich, którzy utknęli, do odpowiedniego etapu.


• Zamknij zakończone prace.


• Dodaj zapomniane tagi.


• Sprawdź, kto potrzebuje przypomnienia.


• Przeskanuj faktury.


• Czy coś pozostało niezapłacone?

9) Stwórz prosty system obsługi powtarzających się usług

Wiele firm usługowych wykonuje te same zadania co miesiąc lub co kwartał. Stwórz prosty system:

• Oznacz klientów według cyklu (miesięczny, kwartalny, sezonowy).


• W miarę możliwości zaplanuj kolejne sesje z wyprzedzeniem.


• Wykorzystaj przypomnienia, aby poinformować klientów o zbliżającym się terminie usługi.


• Wysyłaj kampanie z pomocnymi wskazówkami między wizytami.

Wskazówka Umawiaj: Wbudowane funkcje marketingowe i planowania Umawiaj ułatwiają utrzymanie takiego podstawowego procesu, który zapewnia stałe przychody i zmniejsza odpływ klientów.

10) Trzymaj dokumenty i formularze blisko karty klienta

Nie szukaj ich w Google Drive, gdy klient jest na linii. Przechowuj kluczowe pliki w tym samym miejscu, co informacje o kliencie, w tym:

• Podpisane umowy lub formularze zgody.


• Zdjęcia lub szkice.


• Kwestionariusze wstępne.


• Instrukcje dotyczące pielęgnacji lub arkusze przygotowawcze.

Wskazówka Umawiaj: Dzięki Umawiaj pliki klientów, formularze i wiadomości znajdują się w tym samym profilu, obok rezerwacji i płatności. Całą historię widzisz w jednym widoku.

Typowe problemy (i szybkie rozwiązania dzięki Umawiaj)

„Tracę orientację, kto wymaga dalszych działań”.
Rozwiązanie Umawiaj: skorzystaj z etapów i automatycznych działań następczych. Potencjalny klient z statusem „Kwalifikowany” otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do rezerwacji, a klient z statusem „Zakończone” otrzymuje wiadomość z zapytaniem o opinię tydzień później. Wystarczy skonfigurować to raz i pozwolić systemowi działać.

„Klienci zmieniają terminy, a ja nie otrzymuję aktualizacji”.
Rozwiązanie Umawiaj: Połącz harmonogram z rekordem klienta. Gdy data ulega zmianie, rekord, przypomnienia i kalendarz są aktualizowane. Nie ma podwójnego wprowadzania danych.

„Ścigam płatności”.
Rozwiązanie Umawiaj: Wysyłaj faktury z tego samego miejsca, w którym planujesz harmonogram. Dodaj automatyczne przypomnienia i oferuj opcje płatności online lub poproś o przedpłatę przy rezerwacji, jeśli jest to odpowiednie.

„Mam notatki w pięciu miejscach”.
Rozwiązanie Umawiaj: Przenieś notatki do CRM i stosuj krótki format. Przechowuj je wyłącznie na karcie klienta.

„Nie widzę całościowego obrazu”.
Rozwiązanie Umawiaj: Gdy wszystko znajduje się w jednym systemie, proste raporty faktycznie odzwierciedlają rzeczywistość: rezerwacje, przychody i utrzymanie klientów według tagów lub usług. Chmurowe systemy CRM są stworzone właśnie do tego.

Jeśli zaczynasz od arkuszy kalkulacyjnych

Wiele firm zaczyna od programu Excel lub Arkuszy Google. Na początku jest to dobre rozwiązanie, ale gdy liczba klientów przekroczy kilkadziesiąt, pojawiają się pierwsze problemy. Napotykasz konflikty wersji, ręczne kopiowanie, pominięte przypomnienia i brak przejrzystej historii klienta.

Oto jak płynnie przejść do zautomatyzowanego, spójnego systemu:

1. Najpierw uporządkuj arkusz. Dopasuj kolumny do tego, co chcesz mieć w CRM: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, tagi, etap, notatki.


2. Ustal listę tagów. Niech będzie krótka.


3. Importuj partiami. Nie wrzucaj wszystkiego naraz. Zaimportuj około 50 pozycji, sprawdź, czy są poprawne, a następnie kontynuuj.


4. Ustaw podstawowe automatyzacje. E-mail z nowym potencjalnym klientem, przypomnienia o spotkaniach, działania następcze po wizycie, przypomnienia o fakturach.


5. Przeprowadź pierwszą „godzinę kontroli”. Oznacz, przypisz etap i przydziel właścicieli.

Gdy to zrobisz, CRM stanie się jedynym miejscem, które będziesz przeglądać (tak jak powinno być). Umawiaj wspiera małe zespoły, które potrzebują prostego, ujednoliconego rozwiązania, a nie złożonego systemu klasy korporacyjnej.

Jak Umawiaj łączy to wszystko (dlaczego jest to najlepsza opcja)

• Pojedyncze centrum obsługi klienta: kontakty, notatki, wiadomości, pliki, rezerwacje, płatności i wszystko inne znajduje się na jednej karcie klienta. Nie musisz przełączać się między zakładkami, aby przypomnieć sobie, co działo się ostatnio.


• Wbudowane planowanie: klienci mogą rezerwować terminy online 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zmiany terminów są synchronizowane z Twoim kalendarzem, a przypomnienia wysyłane są na czas.


• Płatności i faktury: wysyłaj kosztorysy, zamieniaj je na faktury i akceptuj płatności online. Dodawaj delikatne przypomnienia bez konieczności przepisywania e-maili.


• Automatyzacja, która oszczędza czas: rutynowe kontakty, takie jak powitania, przypomnienia i działania następcze, powinny przebiegać samodzielnie. Nadal wyglądasz na uważnego, ponieważ wiadomości są wysyłane w odpowiednim czasie.


• Prosta konstrukcja: rozwiązanie zostało stworzone z myślą o małych firmach usługowych, a nie wielkich zespołach sprzedaży. Otrzymujesz to, czego potrzebujesz, bez zbędnych dodatków.


• Oparte na chmurze i dostępne: Pracuj w dowolnym miejscu. Twój zespół widzi te same informacje, a Ty nie musisz zarządzać serwerami ani aktualizacjami.

Jeśli próbowałeś już korzystać z trzech narzędzi jednocześnie, szybko poczujesz różnicę. Mniej kliknięć, więcej zrobionych zadań.

Codzienne i cotygodniowe nawyki, które pomagają zachować porządek

Codziennie (10–15 minut):

• Dodawaj nowe kontakty tego samego dnia.


• Zapisuj jedną krótką notatkę po każdej interakcji.


• Sprawdzaj dzisiejsze spotkania i jutrzejsze przypomnienia.


• Wysyłaj niezbędne przypomnienia z karty klienta.

Cotygodniowa „godzina kontroli”:

• Przejrzyj proces sprzedaży według etapów.


• Zamknij zakończone zadania.


• Oznacz i zarchiwizuj nieaktywnych potencjalnych klientów.


• Sprawdź niezapłacone faktury i wyślij przypomnienia.


• Wybierz trzech byłych klientów, z którymi chcesz ponownie nawiązać kontakt, wysyłając krótką notatkę lub niewielką ofertę.

Te drobne czynności pozwalają utrzymać porządek w systemie. Narzędzia są pomocne, ale to nawyki pozwalają utrzymać system w dobrym stanie.

Proste szablony, które można skopiować

Po pierwszej rozmowie telefonicznej
„Miło się dzisiaj rozmawiało. Oto link do rezerwacji kolejnego spotkania. Jeśli wolisz inny termin, odpowiedz tutaj, a ja to zorganizuję”.

Przypomnienie o przygotowaniach (24 godziny przed)
„Czekam na jutrzejsze spotkanie o [godzina]. Proszę zabrać ze sobą [X] i zaparkować na [Y]. Jeśli chcesz zmienić termin, skorzystaj z tego linku”.

Kontakt po wizycie (tego samego dnia)
„Dziękujemy za wizytę. Krótkie podsumowanie: [jedno zdanie]. Oto kolejny krok. W razie pytań prosimy o odpowiedź”.

Przyjazne przypomnienie o fakturze
„Cześć [Imię], przypominam, że faktura [nr] jest płatna w dniu [data]. Możesz zapłacić online tutaj. Skontaktuj się, jeśli coś wygląda nieprawidłowo”.

Możesz umieścić te wiadomości w automatyzacji Umawiaj, aby były wysyłane automatycznie w odpowiednim czasie.

Unikaj tych typowych pułapek

• Wszędzie pola niestandardowe.Zachowaj tylko te, których używasz.


• Wielkie obietnice, brak procesu. Jeśli nie ma pola wyboru w Twoim tygodniowym harmonogramie, to nic z tego nie będzie.


• E-maile oznaczone gwiazdką jako „system”. Nie starzeją się dobrze. Przenieś działanie do CRM i ustaw zadanie.


• Ruletka z przypomnieniami DIY. Jeśli przypomnienia pozostają w Twojej głowie, zostaną zapomniane. Używaj wbudowanych przypomnień powiązanych z klientem i spotkaniem.

Bądź na bieżąco z interakcjami z klientami bez stresu

Nie ma powodu, aby zarządzanie klientami zajmowało cały Twój czas pracy. Połącz wszystkie informacje o klientach w jednym miejscu, takim jak vcita, i zautomatyzuj typowe zadania, takie jak planowanie spotkań i fakturowanie. Dzięki temu informacje o klientach będą spójne, a Ty będziesz mógł poświęcić kilka minut dziennie na przeglądanie relacji z klientami. To wszystko, czego potrzebujesz, aby śledzić klientów i utrzymać porządek w swojej firmie.

Często zadawane pytania

Jaki jest najszybszy sposób na rozpoczęcie pracy, jeśli jestem zajęty?
Zaimportuj oczyszczoną listę kontaktów, ustaw cztery automatyzacje (powitanie, przypomnienie, kontynuacja, faktura) i zarezerwuj pierwszą godzinę kontroli w tygodniu. Później możesz wprowadzić poprawki.

Czy nadal potrzebuję arkuszy kalkulacyjnych?
Nie do śledzenia klientów. Jeśli chcesz, możesz używać arkuszy kalkulacyjnych do planowania lub analizy, ale źródłem prawdziwych informacji o klientach powinien być system CRM. W ten sposób unikniesz duplikatów i pominiętych kroków.

Jak śledzić preferencje klientów bez bałaganu w notatkach?
Utwórz małą listę standardowych pól notatek lub tagów (alergie, preferowane usługi, zakres budżetu). Następnie dodaj jedną notatkę z dowolnym tekstem, aby opisać kontekst. Niech będzie krótka.

A co z zmianami terminów i odwołaniami?
Jeśli planowanie jest zintegrowane z systemem CRM, zmiany terminów automatycznie aktualizują rekord i przypomnienia. Nie musisz ręcznie śledzić klientów.

Czy mogę zautomatyzować płatności bez naciskania na klientów?
Tak. Wysyłaj jasne faktury, oferuj płatności online i używaj delikatnych przypomnień. Wielu klientów docenia przejrzystość. vcita obsługuje automatyczne pobieranie opłat i cykliczne rozliczenia w razie potrzeby.

Czy Umawiaj jest przeznaczony tylko dla niektórych branż?
Nie. Jest przeznaczony dla firm usługowych, trenerów, salonów, klinik, usług domowych i innych. Kluczem jest to, że łączy dane klientów z harmonogramem, wiadomościami i płatnościami.