Kluczowe zagadnienia

• Przed rozpoczęciem pracy sporządź pisemną politykę płatności i udostępnij ją klientom.


• W stosownych przypadkach (np. pierwsza wizyta, wysokie ryzyko niepojawienia się lub praca na zamówienie) stosuj zaliczki lub przedpłaty.


• Wysyłaj proste, przejrzyste i dostosowane do urządzeń mobilnych faktury.


• Automatyzuj przypomnienia zgodnie z harmonogramem zgodnym z Twoimi warunkami.


• Eskaluj działania etapami: uprzejme przypomnienie → stanowcze przypomnienie → ostatnie upomnienie → środki ostateczne.


• Ułatw płatności, korzystając z płatności online, zapisanych danych w systemie płatności i linków „kliknij, aby zapłacić”.


• Śledź kilka wskaźników, takich jak średni czas płatności, odsetek zaległości oraz kwota pobrana w porównaniu z kwotą zafakturowaną.


• Skorzystaj z vcita, aby obsługiwać cały proces od początku do końca, korzystając z AI do tworzenia wiadomości, sugerowania kolejnych działań i aktualizowania CRM.

TL;DR czyli „Za długie; nie przeczytałem”

Najlepszym sposobem zapobiegania opóźnieniom w płatnościach jest ustalenie jasnych zasad, pobieranie opłat z góry i automatyzacja pozostałych czynności. Opracuj prostą politykę, wymagaj wpłat zaliczkowych w razie potrzeby i korzystaj z vcita do automatycznego wysyłania faktur, linków do płatności i przypomnień. W przypadku opóźnienia w płatności zastosuj krótki scenariusz, który jest uprzejmy, ale stanowczy. Przechowuj wszystko w jednym systemie, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

Prosta polityka płatności (kopiuj, edytuj, używaj)

Twoja polityka płatności powinna być zwięzła. Umieść ją na stronie rezerwacji, fakturach i w wiadomości e-mail z powitaniem. Powinna ona zawierać:

Warunki płatności

• Płatność należy uiścić po otrzymaniu faktury, chyba że zaznaczono inaczej.


• Akceptujemy płatności online kartą lub przelewem bankowym (za pośrednictwem naszego bezpiecznego systemu płatności).


• W przypadku pierwszych rezerwacji lub prac niestandardowych wymagana jest wpłata zaliczki w wysokości [30–50%] w celu potwierdzenia rezerwacji.

Opóźnienia w płatnościach

• Opóźnienie 8 dni: usługa zostanie wstrzymana do momentu uregulowania należności.


• Opóźnienie 15+ dni: przyszłe rezerwacje będą wymagały pełnej przedpłaty.

Anulowanie rezerwacji i niepojawienie się

• Prosimy o anulowanie lub zmianę terminu rezerwacji z [24/48-godzinnym] wyprzedzeniem.


• W przypadku niepojawienia się lub późnego anulowania rezerwacji zaliczka może zostać utracona.


• Pakiety i przedpłaty nie podlegają zwrotowi, ale można je przenieść na przyszłą sesję w ciągu [X] dni.

Krótka, prosta polityka, taka jak ta, określa oczekiwania i zapewnia ochronę podczas dalszych działań.

Wskazówka: wymaganie zaliczki lub przedpłaty jest jednym z najprostszych sposobów na ograniczenie liczby anulowanych rezerwacji i przyspieszenie przepływu środków pieniężnych.

Procesy, które ograniczają opóźnienia w płatnościach (i oszczędzają czas)

1) Pobieraj opłaty na wcześniejszym etapie

• W przypadku popularnych usług lub usług świadczonych w godzinach szczytu poproś o przedpłatę w momencie rezerwacji.


• W przypadku długotrwałych lub niestandardowych zleceń wymagaj wpłaty zaliczki na pokrycie kosztów czasu pracy i materiałów.


• Umieść linki do płatności w ofertach lub kosztorysach, aby klienci mogli je zaakceptować i dokonać płatności za jednym razem.

Umawiaj obsługuje wszystkie te działania i łączy je z terminem spotkania lub projektem. Oznacza to, że Twój kalendarz, karta klienta, faktura i płatność są ze sobą zsynchronizowane. W jednym widoku widzisz, co zostało zarezerwowane, co zostało zafakturowane, a co jest nadal należne (bez konieczności żonglowania arkuszami kalkulacyjnymi). Zawiera również automatyczne przypomnienia i zaktualizowany proces płatności „Pobierz płatność”, umożliwiający szybkie rozliczenie w stylu POS, gdy klient jest przed Tobą.

2) Wysyłaj lepsze faktury

Twoja faktura powinna być przejrzysta i zawierać nazwę usługi, datę, sumę, termin płatności, sposób płatności oraz dane kontaktowe. Unikaj długich wyjaśnień i drobnego druku. vcita oferuje przejrzyste szablony i śledzenie faktur, dzięki czemu możesz szybko sprawdzić wysłane, wyświetlone, opłacone i przeterminowane faktury.

3) Zautomatyzuj przypomnienia

Nie polegaj na pamięci. Ustal harmonogram. Zazwyczaj sprawdza się prosty schemat:

• 1–2 dni przed terminem: delikatne przypomnienie.


• W dniu terminu: szybkie przypomnienie z linkiem do płatności.


• 3–5 dni po terminie: bardziej stanowczy ton.


• 10–14 dni po terminie: ostatnie upomnienie i kolejne kroki.

Centrum pomocy Umawiaj pokazuje, jak ustawić przypomnienia o płatnościach na ekranie rozliczeń.

4) Ułatw płatności

Klienci płacą szybciej, gdy proces jest prosty. Korzystaj z płatności online, ogranicz liczbę kliknięć do minimum i akceptuj karty oraz inne popularne metody płatności. vcita udostępnia hostowane strony płatności i linki, które można umieścić w wiadomościach e-mail, SMS-ach, a nawet na swojej stronie internetowej, co wspiera podejście „bez wymówek” do szybkich płatności.

5) Śledź właściwe dane liczbowe

Nie mierz wszystkiego. Obserwuj następujące kluczowe wskaźniki:

• Średni czas płatności (im krótszy, tym lepiej)


• Wskaźnik zaległości (% faktur opóźnionych)


• Kwoty pobrane a kwoty zafakturowane (wpływy gotówkowe a wystawione faktury)

Dostosuj harmonogram przypomnień i zasady wpłat na podstawie tych danych liczbowych. Artykuły na blogu Umawiaj dotyczące śledzenia faktur zawierają podstawowe informacje na ten temat.

Skrypty, z których możesz skorzystać już dziś

Przyjazne przypomnienie (e-mail)

Temat: Szybkie przypomnienie — faktura nr [numer] płatna do dnia [data]

Cześć [imię],

Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku. Chciałbym tylko przypomnieć, że faktura nr [numer] za [usługa] jest płatna do dnia [data]. Możesz dokonać płatności tutaj: [bezpieczny link do płatności].

Jeśli masz jakieś pytania, po prostu odpowiedz. Bardzo dziękuję.

— [Twoje imię]

(Umawiaj może automatycznie wygenerować i wstawić ten link, a dzięki sztucznej inteligencji stworzyć wiadomość w Twoim stylu, dzięki czemu nie musisz zaczynać od pustej strony).

Pierwsze upomnienie (3–5 dni po terminie)

Temat: Zaległość — faktura nr [numer]

Cześć [Imię],

Chciałem sprawdzić fakturę nr [Numer] za [Usługa], która jest przeterminowana. Proszę o uregulowanie płatności tutaj: [Link do płatności].

Jeśli termin jest napięty, proszę dać mi znać, co będzie dla Ciebie najlepsze, a my ustalimy plan działania.

Dziękuję, [Twoje imię]

Drugie upomnienie (10–14 dni po terminie)

Temat: Ostatnie upomnienie — faktura nr [numer]

Cześć [imię],

To ostatnie upomnienie dotyczące faktury nr [numer]. Zgodnie z naszą polityką będę musiał wstrzymać dalszą pracę do czasu uregulowania należności.

Proszę o dokonanie płatności tutaj: [link do płatności].

Jeśli masz jakieś pytania dotyczące faktury, daj mi znać jeszcze dzisiaj, żebym mógł Ci pomóc.

[Twoje imię]

SMS z przypomnieniem (bardzo krótki)

„Cześć [Imię] — szybkie przypomnienie: faktura nr [Numer] jest wymagalna. Zapłać tutaj: [krótki link]. Dzięki! — [Twoja firma]”

(W Umawiaj możesz wysłać SMS-a z karty klienta, dołączyć link i automatycznie zarejestrować wiadomość. )

Wstęp do rozmowy telefonicznej

„Cześć [Imię], tu [Twoje imię]. Dzwonię w sprawie faktury nr [Numer] za [Usługa]. Czy masz chwilę, żeby się tym zająć? Jeśli będzie to dla Ciebie wygodniejsze, mogę ponownie wysłać link”.

Zachowaj spokój i trzymaj się faktów. Nie przepraszaj za prośbę o zapłatę.

Jak Umawiaj ułatwia to zadanie (i dlaczego jest to mój faworyt)

Jesteś zajęty. Nie chcesz przełączać się między dziesięcioma różnymi narzędziami, aby otrzymać zapłatę za jedno zlecenie. vcita łączy harmonogramy, dane klientów, kosztorysy, faktury, płatności, przypomnienia, e-maile i SMS-y w jednym miejscu. Oto funkcje, które mają znaczenie dla sprawnego pobierania płatności:

• Szybkie, przejrzyste faktury i kosztorysy z wbudowanym przyciskiem „zapłać teraz”.


• Linki do płatności, które można umieścić w wiadomości e-mail lub SMS-ie lub dodać do swojej strony internetowej.


• Automatyczne przypomnienia oparte na Twoich warunkach (przed terminem, w terminie i po terminie).


• Depozyty i przedpłaty przy rezerwacji, aby ograniczyć niepojawianie się klientów i opóźnienia w płatnościach.


• Przepływ „Pobierz płatność” w stylu POS, dzięki czemu możesz pobierać opłaty na miejscu z katalogu usług (przydatne po wykonaniu pracy na miejscu).


• Portal klienta, dzięki któremu klienci mogą przeglądać faktury, płacić i rezerwować bez Twojej interwencji.


• Śledzenie i pulpity nawigacyjne pokazujące, kto jest winien, co jest przeterminowane, a co zostało zapłacone.


• Asystent AI wbudowany w CRM:
  
  
  • Szybkie tworzenie wiadomości follow-up zgodnych z wizerunkiem marki.
  
  
  • Sugerowanie kolejnego działania, gdy wiadomość zawiera sugestię dotyczącą płatności („Wyślij przypomnienie”, „Zaproponuj plan”, „Zamień kosztorys na fakturę”).
  
  
  • Automatyczne wypełnianie pól klienta na podstawie ostatnich rozmów, dzięki czemu Twoje dane pozostają uporządkowane.
  
  
  • Proponowanie odpowiednich wezwań do działania w trudnych wątkach („Wyślij link do płatności”, „Poproś o zaliczkę”, „Zaproponuj zmianę terminu za opłatą”).

Sztuczna inteligencja pomaga działać szybko, nie brzmiąc sztucznie, i uczy się na podstawie Twojego tonu. Nie naprawi uszkodzonego procesu, ale utrzyma dobry proces w dobrym stanie.

Krok po kroku: skonfiguruj w Umawiaj system zabezpieczający przed opóźnieniami w płatnościach

1. Napisz swoją politykę (skorzystaj z prostego szablonu powyżej). Umieść ją:
   • Na stronie rezerwacji
   • W wiadomości powitalnej
   W stopce każdej faktury


2. Włącz opcję zaliczek/przedpłat za usługi, które wiążą się z największym ryzykiem (nowi klienci, długie sesje, prace niestandardowe).


3. Utwórz szablony faktur z Twoim logo, przejrzystymi pozycjami, terminem płatności i linkiem do płatności.


4. Ustaw automatyczne przypomnienia:
   • 2 dni przed terminem płatności (delikatne)
   • W dniu terminu płatności (krótkie przypomnienie)
   • 3 dni po terminie (stanowcze) 10 dni po terminie (ostateczne)

Artykuły pomocy i szablony Umawiaj mogą pomóc Ci w ustaleniu terminów i treści wiadomości.

1. Wykorzystaj sztuczną inteligencję, aby sporządzić przypomnienia w swoim stylu. Pierwsze przypomnienie powinno być krótkie i uprzejme. Ostatnie powinno jasno określać kolejne kroki.


2. Rejestruj SMS-y i połączenia z karty klienta, dołączaj linki do płatności i przechowuj wszystkie notatki w jednym miejscu.


3. Co miesiąc sprawdzaj wskaźniki: terminy płatności, wskaźnik zaległości i największych dłużników. Dostosuj depozyty lub przedpłaty w obszarach problemowych.

Postępowanie w skrajnych przypadkach

• Dobry klient prosi o więcej czasu. Zaproponuj plan, np. połowa teraz, połowa za 7 dni. Wyślij dwa linki i daty. Sformalizuj to w Umawiaj, aby przypomnienia były zgodne z planem.


• Klient kwestionuje fakturę. Wstrzymaj przypomnienia, napraw problem z zakresem, a następnie natychmiast wyślij poprawioną fakturę.


• Klient zniknął. Wyślij ostatnie upomnienie, a następnie wstrzymaj nowe prace i zażądaj pełnej przedpłaty następnym razem. Jeśli kwota jest duża i udokumentowana, rozważ skierowanie sprawy do sądu ds. drobnych roszczeń lub skorzystanie z usług windykacyjnych.


• Kryzys płynności finansowej po Twojej stronie. Rozważ wcześniejsze wpłaty, większą przedpłatę lub mniejsze płatności rozliczane po każdym bloku usług. Zmniejsza to ryzyko i wyrównuje dochody.

Zasady dobrego sformułowania (aby klienci nie przyjmowali postawy obronnej)

• Zacznij od podziękowania: „Jeszcze raz dziękuję za wczorajszą wizytę”.


• Bądź konkretny: numer faktury, kwota, termin płatności, link.


• Bądź zwięzły: jeden lub dwa krótkie akapity.


• Zachowaj neutralność: „wyświetla się jako przeterminowane”, a nie „nie zapłaciłeś”.


• Zaproponuj pomoc: „Jeśli masz mało czasu, powiedz mi, co będzie dla Ciebie najlepsze”.


• Wyznacz granice: wstrzymaj pracę do momentu otrzymania płatności, wymagaj zaliczki za następną rezerwację itp.

Jeśli chcesz mieć bibliotekę przykładów, warto dodać do zakładek artykuły na blogu Umawiaj dotyczące e-maili z przypomnieniem i zasad płatności.

Często zadawane pytania

1) Czy powinienem naliczać opłatę za opóźnienie?
Być może. Może to zadziałać, ale większym zyskiem jest wcześniejsze pobieranie opłat (zaliczki, przedpłaty) i automatyzacja przypomnień. Jeśli dodasz opłatę, umieść ją w swojej polityce i na fakturach od pierwszego dnia.

2) Co zrobić, jeśli klient chce zapłacić czekiem lub gotówką?
Zaproponuj mu taką możliwość, ale nadal wysyłaj cyfrową fakturę i oznacz ją w systemie jako opłaconą. Cyfrowe rejestry zapewniają porządek w księgach i ułatwiają rozliczenia podatkowe.

3) Ile przypomnień to za dużo?
Zazwyczaj wystarczą dwa przed terminem płatności i dwa po terminie. Niech będą krótkie. W razie potrzeby zmień kanał komunikacji (e-mail → SMS → telefon). vcita może zautomatyzować większość tych czynności.

4) Czy można wymagać przedpłaty?
Tak, zwłaszcza w przypadku nowych klientów lub długich rezerwacji. Wyraźnie zaznacz to podczas ustalania terminu. Zapobiega to niepojawieniu się klientów i sporom.

5) Jak sformułować „ostateczne upomnienie”?
Podaj fakty: kwotę, termin płatności, link i dodaj konsekwencje (wstrzymanie pracy do momentu zapłaty). Zachowaj szacunek, nie okazuj gniewu. Powyższy scenariusz jest bezpieczną podstawą. 6) Co zrobić, jeśli nie lubię rozmawiać o pieniądzach?
Niech system zajmie się tym za Ciebie. Skorzystaj z AI vcita, aby sporządzić przypomnienia i spisać swoje zasady, dzięki czemu będziesz egzekwować reguły, a nie atakować kogokolwiek.

7) Czy mogę oferować plany płatności?
Tak. Podziel faktury na etapy i ustal terminy, a następnie wyślij osobne linki dla każdej części. Udokumentuj plan i zautomatyzuj przypomnienia dla każdego terminu płatności.

8) Skąd mam wiedzieć, czy mój proces działa?
Obserwuj średni czas płatności i wskaźniki zaległości. Jeśli te liczby poprawiają się z miesiąca na miesiąc, kontynuuj. Jeśli nie, zaostrz warunki przedpłaty lub skróć terminy płatności.

Końcowe przemyślenia

Nie potrzebujesz idealnego scenariusza ani skomplikowanego systemu. Potrzebujesz jasnej polityki, prostego sposobu płatności i procedury, która działa bez Twojego udziału. Wystarczy raz wprowadzić te elementy, a vcita zajmie się przypomnieniami i rejestrowaniem, dzięki czemu będziesz mieć więcej czasu na pracę, a mniej na ściganie faktur.