Prosty system

1) Zdefiniuj usługi, które można rezerwować (i ograniczenia)

Wymień w kalendarzu usługi, które faktycznie sprzedajesz. Uprość to, korzystając z następujących pól:

• Nazwa usługi: np. „Standardowe sprzątanie domu”, „2-godzinna wizyta złotej rączki”, „Ustępowanie kanalizacji”, „Serwis klimatyzacji”, „Pielęgnacja trawnika – przed domem/za domem”.


• Czas trwania: rzeczywisty czas wykonania, a nie pobożne życzenie. Bufor: dodaj czas na sprzątanie sprzętu, notatki i dojazd po zakończeniu pracy.


• Czas realizacji: jak szybko klient może dokonać rezerwacji (np. brak rezerwacji w tej samej godzinie).


• Termin: do kiedy klient może zmienić termin lub anulować rezerwację.


• Opcjonalne dodatki: np. wywóz śmieci, gruntowne sprzątanie, wymiana filtra, opłata za zwierzęta domowe.

W Umawiaj: tworzysz usługi z czasem trwania i buforami, ustalasz terminy realizacji/ostateczne terminy i wymieniasz dodatki. Klienci wybierają z przejrzystego menu i widzą tylko dostępne terminy. Dzięki temu Twój dzień jest realistyczny i nie dochodzi do podwójnych rezerwacji.

2) Ustal rzeczywistą dostępność (i trzymaj się jej)

Twój kalendarz powinien odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy w terenie. Oznacza to takie zasady, jak:

• Godziny pracy każdego dnia.


• Okna czasowe na przybycie, a nie dokładne godziny, jeśli tak właśnie działasz.


• Godziny pracy biura przeznaczone na wyceny lub rozmowy telefoniczne.


• Rezerwacje na cały dzień tylko dla dużych projektów.


• Sloty awaryjne, które udostępniasz w razie potrzeby tego samego dnia.

W Umawiaj: ustaw godziny pracy i konkretną dostępność personelu. System oferuje tylko godziny, które chcesz, aby klienci wybierali, co skutkuje mniejszą liczbą telefonów i mniejszą liczbą SMS-ów z pytaniem „Czy możesz o 18:30?”.

3) Mapowanie stref i zasady podróży

Podróże zaburzają harmonogramy. Zachowaj kontrolę poprzez:

• Podział obszaru świadczenia usług na strefy (np. północna, centralna, południowa).


• Przypisanie dni pracy ekipy do każdej strefy.


• Grupowanie zadań według stref każdego dnia w celu skrócenia czasu jazdy.


• Dodanie obowiązkowych buforów między zadaniami, aby uwzględnić ruch uliczny i sprzątanie.

Możesz to odzwierciedlić w swoich oknach dostępności i ofercie usług. Kiedy klienci samodzielnie rezerwują termin, widzą najbliższy wolny termin dla swojego kodu pocztowego/obszaru.

4) Wymagaj wpłaty zaliczki lub podania danych karty kredytowej

Niepojawienie się klienta lub odwołanie rezerwacji w ostatniej chwili powoduje straty finansowe. Niewielka zaliczka lub zapisane dane karty kredytowej pomagają zmienić zachowanie klientów. Twoja polityka powinna być zwięzła i widoczna, na przykład:

• „Wymagana zaliczka w wysokości 25 dolarów.


• Kwota ta zostanie w całości zaliczona na poczet wizyty.


• Możliwość zmiany terminu rezerwacji w ciągu 24 godzin”.


• W przypadku większych zleceń pobieraj procent od kwoty.


• Stosuj tę samą politykę wobec wszystkich klientów.


• Nie negocjuj jej na bieżąco.

W Umawiaj: możesz pobierać opłaty i depozyty online podczas rezerwacji lub za pomocą linków do płatności i faktur. W ten sposób zmniejsza się liczba rezygnacji spowodowanych „zapomnieniem”, a przepływ gotówki ulega poprawie. Pomocne są również automatyczne przypomnienia.

5) Zautomatyzuj wiadomości, które zapobiegają niepojawieniu się klientów

Nie musisz ścigać ludzi. Wystarczy zautomatyzować wiadomości o następującej częstotliwości:

• Potwierdzenie rezerwacji.


• Przypomnienie 24–48 godzin przed terminem.


• Przypomnienie rano w dniu wykonania zadania.


• Wiadomość tekstowa „Jesteśmy w drodze” (jeśli ma to sens w przypadku Twojego przepływu pracy).


• Kontynuacja po wizycie i zachęta do ponownej rezerwacji.

W Umawiaj: potwierdzenia, przypomnienia i podsumowania są wbudowane. Możesz używać e-maili i SMS-ów, zachować prosty ton i dołączyć linki do zmiany terminu, aby klienci sami mogli wprowadzać zmiany. Już samo to pozwala znacznie skrócić czas poświęcany na administrację.

Prosty szablon przypomnienia:

24-godzinne przypomnienie (SMS): „Cześć {{Imię}}, jesteśmy gotowi na {{Data}} między {{Okno}}. Odpowiedz 1, aby potwierdzić, lub skorzystaj z tego linku, aby zmienić termin: {{Link}}.”

Rano (SMS): „Spotkanie dzisiaj. Do zobaczenia między {{Okno czasowe}}. Masz pytania? Odpowiedz tutaj”.

6) Przechowuj wszystkie informacje w jednym rejestrze klienta

Rozproszone informacje powodują błędy. Korzystaj z jednego systemu, aby Twój zespół miał dostęp do tych samych informacji. Zapisuj następujące informacje:

• Rezerwacje, notatki, zdjęcia, wyceny, faktury, wiadomości.


• Historia usług i preferencji.


• Otwarte salda i zapisane karty.


• Odpowiedzi na pytania wstępne (zwierzęta domowe, kod do bramy, alergie, uwagi dotyczące dostępu).

W Umawiaj: harmonogram online łączy się z CRM klienta. Kiedy klient dokonuje rezerwacji, otrzymujesz aktualny profil z wiadomościami, zadaniami i historią płatności, więc nie ma potrzeby korzystania z pięciu aplikacji.

7) Oferuj możliwość samodzielnej rezerwacji w dowolnym miejscu

Ludzie rezerwują usługi w nocy i w weekendy. Umożliw im to, dodając:

• „Zarezerwuj teraz” w nagłówku swojej strony internetowej i na każdej stronie usług.


• Umieść link w swoim profilu Google Business, podpisie e-mailowym i profilach społecznościowych.


• Kod QR na samochodzie dostawczym, arkuszach wyceny i wizytówkach.


• Jeśli wysyłasz wycenę SMS-em, dołącz link do rezerwacji.

Dzięki Umawiaj: Twój harmonogram online może działać na Twojej stronie lub samodzielnie. Jest dostosowany do urządzeń mobilnych i może przyjmować rezerwacje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, nawet gdy śpisz.

8) Stwórz przejrzysty proces zmiany terminu/anulowania rezerwacji

Życie pisze różne scenariusze. Jeśli ułatwisz zmianę terminu spotkania, ludzie nie będą Cię ignorować. Oto prosty proces zmiany terminu:

• Każda wiadomość powinna zawierać link „Zmiana terminu/Anulowanie”.


• Automatycznie stosuj swoją politykę (np. bezzwrotna zaliczka w ciągu 24 godzin).


• Umieść anulowane terminy na liście oczekujących lub ponownie pokaż je online.

Automatyzacja tego procesu skraca czas pracy personelu i zmniejsza niechęć. Nie chcesz, aby Twoi pracownicy kłócili się o opłaty na ulicy.

9) Stwórz zasady dotyczące wizyt tego samego dnia i wizyt w nagłych wypadkach

Nie obiecuj tego, czego nie możesz zapewnić. Uporządkuj sprawy dzięki następującemu systemowi:

• Wizyty tego samego dnia: udostępnij krótki formularz „listy oczekujących”. Jeśli zwolni się miejsce, system powiadomi osoby z listy w kolejności zgłoszeń.


• Wizyty w nagłych wypadkach: dodaj usługę „wizyta w trybie pilnym” z jasną ceną i ograniczonymi terminami.

Stosuj zasady, a nie subiektywne oceny, aby zapewnić spokój podczas wysyłania pacjentów.

10) Śledź, sprawdzaj i dostosowuj co miesiąc

Planowanie nie polega na „ustawieniu i zapomnieniu”. Przejrzyj dane, aby śledzić:

• Wskaźnik niepojawienia się klientów.


• Średni czas dojazdu między zleceniami.


• Średnia liczba dni do następnego dostępnego terminu.


• Odsetek zleceń zarezerwowanych online w porównaniu z rezerwacjami telefonicznymi.


• Zmiany terminów według usług.


• Nieopłacone faktury i pobrane zaliczki.

Jeśli czas dojazdu jest długi, zawęź strefy lub dodaj bufory. Jeśli masz rezerwacje na dwa tygodnie do przodu, podnieś ceny lub zatrudnij dodatkową ekipę. Jeśli wzrasta liczba nieobecności, zwiększ wysokość depozytów lub częstotliwość przypomnień. Oprogramowanie może ujawnić te wzorce. Kompleksowe podejście Umawiaj zmniejsza obciążenie administracyjne i pomaga wykrywać i usuwać wąskie gardła.

Jednostronicowy plan konfiguracji (użyj go, jeśli jesteś zajęty)

Wymagany czas: około 60–90 minut.

1. Wymień usługi wraz z czasem trwania, buforami i dodatkami. Ustal godziny i zablokuj „dni projektowe” lub „szacunkowe godziny”.


2. Dodaj zasady dotyczące zaliczek i napisz jednolinijkową notatkę na stronie rezerwacji.


3. Włącz przypomnienia (np. 24–48 godzin + rano w dniu spotkania).


4. Dodaj linki do harmonogramu do swojej witryny, podpisu e-mailowego i profilu Google Business.


5. Zaimportuj kontakty i oznacz je według strefy lub rodzaju usługi.


6. Napisz proste szablony ofert, faktur i działań następczych.


7. Przetestuj rezerwację na żywo, jakbyś był klientem. Napraw wszystko, co działa nieprawidłowo.


8. Pokaż zespołowi nowy przebieg procesu. Ustaw go jako domyślny.

W Umawiaj jest to bardzo proste. Harmonogram, przypomnienia, płatności i dane klienta są ze sobą powiązane, co oznacza mniej zmian kontekstu i mniej błędów. A jeśli przechodzisz z papierowych dokumentów lub arkuszy kalkulacyjnych, przejście na system cyfrowy zazwyczaj zwraca się dzięki oszczędności czasu administracyjnego i mniejszej liczbie nieobecności.

Zasady chroniące Twój harmonogram (skorzystaj z nich)

• Okres przyjazdu: „Planujemy przyjazd w ciągu 2 godzin, aby uwzględnić ruch uliczny i czas trwania pracy”.


• Depozyt: „Depozyt w wysokości 25 dolarów zabezpiecza Twoje miejsce i jest zaliczany na poczet wizyty”.


• Termin zmiany terminu: „Możesz zmienić termin do 24 godzin przed wizytą, korzystając z linku w potwierdzeniu”.


• Zmiany w tym samym dniu: „W ciągu 24 godzin przed terminem zaliczki nie podlegają zwrotowi”.


• Przygotowanie do pracy: „Przed naszym przybyciem prosimy o zabezpieczenie zwierząt domowych i uprzątnięcie miejsca pracy”.


• Płatność: „Saldo należy uiścić po zakończeniu pracy. Akceptujemy karty, gotówkę lub faktury wysyłane pocztą elektroniczną”.


• Pogoda: „W przypadku deszczu lub ekstremalnych upałów wyślemy Ci wiadomość do godziny 8:00 rano z proponowanymi opcjami”.

Informacje te powinny być zwięzłe i umieszczone na stronie rezerwacyjnej oraz w e-mailu z potwierdzeniem.

Jak wygląda „dobry dzień” z tym systemem

• Twoja pierwsza praca zaczyna się o czasie, bo masz trochę czasu na rezerwę i pogrupowałeś trasę.


• Klient potwierdza SMS-em, a nie dzwoniąc trzy razy.


• Twój technik widzi kody do bram i notatki dotyczące zadania. Drugi klient zmienia termin przez link, zwalniając miejsce.


• Klient z listy oczekujących automatycznie zajmuje to miejsce.


• Kończysz dzień z dwoma opłaconymi fakturami i jedną zaliczką na jutro.


• Nikt nie musiał przeszukiwać wiadomości tekstowych, aby dowiedzieć się, co dalej.

Nie jest to nic nadzwyczajnego. To podstawowe czynności wykonywane codziennie, domyślnie.

Dlaczego polecamy Umawiaj do usług domowych

Możesz połączyć różne narzędzia, ale może to zająć Ci wiele godzin tygodniowo. Umawiaj robi to automatycznie, oferując:

• Rezerwacje online, które uwzględniają Twoje godziny pracy, bufory i zasady.


• Automatyczne potwierdzenia, przypomnienia i informacje zwrotne za pośrednictwem poczty elektronicznej i SMS-ów.


• Płatności i zaliczki powiązane z rezerwacją i danymi klienta.


• System CRM dla klientów z historią, notatkami, formularzami, wycenami i fakturami.


• Planowanie pracy zespołu, jeśli masz więcej niż jednego technika.


• Przejrzystą aplikację mobilną, dzięki której możesz zarządzać całym dniem z terenu.

Wszystkie niezbędne elementy są w jednym miejscu, co oznacza mniej błędów, mniej komunikacji i spokojniejszy kalendarz. Jeśli dotychczas musiałeś żonglować arkuszami kalkulacyjnymi, rozmowami telefonicznymi i późnymi wiadomościami, przejście na jeden połączony system jest największym ulepszeniem harmonogramu, jakie możesz wprowadzić.

Jednominutowa lista kontrolna, na początek

• Wymień usługi wraz z czasem trwania i buforami.


• Napisz krótką politykę dotyczącą wpłat i zmiany terminów.


• Ustal godziny pracy i bufory czasowe na dojazdy.


• Włącz potwierdzenia i dwa przypomnienia.


• Dodaj link „Zarezerwuj teraz” do swojej strony internetowej i profili.


• Przetestuj jedną rezerwację z telefonu klienta.


• Przejrzyj wyniki pod koniec pierwszego tygodnia i dostosuj ustawienia.

Jeśli chcesz skorzystać z szybkiej ścieżki, skonfiguruj to w Umawiaj, a już po południu będziesz korzystać z przejrzystego, przewidywalnego systemu.