Dlaczego Umawiaj znajduje się w centrum

Zastępuje on stos oddzielnych aplikacji.
Właściciel korzysta z Umawiaj do przechowywania danych klientów, rezerwowania terminów i przyjmowania płatności, a wszystko to bez konieczności przełączania się między systemami. CRM tworzy widok 360°, rejestrując wiadomości, dokumenty, płatności i szczegóły harmonogramu w jednym miejscu.

Wbudowana sztuczna inteligencja (BizAI) pozwala zaoszczędzić czas.
Ponieważ BizAI działa w ramach Umawiaj, zna już usługi firmy, ceny i kontekst klienta. Może tworzyć projekty działań następczych, tworzyć szacunki, sugerować kolejne działania i przedstawiać spostrzeżenia, podczas gdy właściciel zachowuje kontrolę.

Planowanie jest proste dla obu stron.
Klienci mogą rezerwować terminy online za pomocą linku, widżetu na stronie internetowej, a nawet bezpośrednio z Google za pomocą funkcji „Rezerwuj z Google”. Potwierdzenia i przypomnienia są wysyłane automatycznie, a rezerwacje wyświetlane w kalendarzu właściciela, co zmniejsza ryzyko podwójnej rezerwacji.

Płatności są wbudowane.
Właściciel może wysyłać faktury, akceptować płatności online, konfigurować płatności cykliczne lub zaplanowane oraz automatyzować rozliczenia, co ma kluczowe znaczenie dla przewidywalnego przepływu środków pieniężnych.

Połączenia i wiadomości tekstowe wykorzystują jedną linię biznesową.
Dwukierunkowa obsługa wiadomości tekstowych i połączeń pozwala zachować rozmowy w rejestrze klienta, a nie rozrzucać je po urządzeniach osobistych. Nieodebrane połączenia są nadal rejestrowane jako potencjalni klienci.

Skalowanie bez chaosu.
Te same przepływy pracy obowiązują nawet w przypadku wzrostu liczby rezerwacji lub dołączenia nowych członków zespołu. Często wprowadzane są nowe funkcje i ulepszenia, obejmujące zaktualizowane widoki CRM i bardziej usprawniony proces realizacji transakcji.

Łączy się z narzędziami, z których już korzystają.
Synchronizacja kalendarza, QuickBooks, PayPal, Zoom i inne narzędzia są obsługiwane w ramach natywnej integracji, więc właściciel firmy nie musi przebudowywać swojego środowiska.

Jak pozostałe elementy stosu wspierają codzienną pracę

• Dokumenty: Standardowe szablony ofert i zakresów prac pozwalają zaoszczędzić czas. Właściciel udostępnia link, zbiera komentarze i (w razie potrzeby) dołącza do nich podpis elektroniczny, a wszystko to jest przechowywane wraz z dokumentacją klienta.


• Dysk w chmurze: czysty folder dla każdego klienta zawiera zasoby i podpisane umowy. Linki znajdują się w karcie klienta, dzięki czemu nic nie ginie.


• Lista zadań: jedna wspólna tablica dla firmy, jedna prywatna lista dla właściciela. Każdy wie, co będzie dalej.


• Kalendarz: wszystkie zobowiązania czasowe znajdują się tutaj, a rezerwacje są synchronizowane z vcita. Dzięki temu zobowiązania osobiste i biznesowe są wyraźnie widoczne.


• Notatki: Szybkie notatki podczas rozmów telefonicznych zamieniają się później w uporządkowane notatki dotyczące klienta, dzięki czemu kontekst nigdy nie znika.


• Kampanie e-mailowe: Wbudowane kampanie ograniczają rozprzestrzenianie się narzędzi i utrzymują kontakt z danymi kontaktowymi CRM.

Scenariusze z życia wzięte (i sytuacje, w których właściciele firm oszczędzają czas)

1) Nowy potencjalny klient rezerwuje spotkanie za pośrednictwem Google.
Ktoś znajduje firmę w wyszukiwarce lub na Mapach i rezerwuje termin za pośrednictwem usługi Reserve with Google. Rezerwacja trafia do vcita, synchronizuje się z kalendarzem i uruchamia proces potwierdzania. Rekord klienta jest tworzony automatycznie. Bez telefonowania i kopiowania-wklejania.

2) Od konsultacji do stałych przychodów.
Po konsultacji właściciel dodaje notatki, wysyła wycenę lub fakturę i ustawia cykliczną płatność dla bieżących rezerwacji. Te przewidywalne płatności ograniczają kłopotliwe monitowanie i chronią przepływy pieniężne.

3) Działania następcze wspomagane przez sztuczną inteligencję.
Pod koniec dnia właściciel prosi BizAI o przygotowanie krótkich wiadomości dotyczących kolejnych kroków dla trzech klientów. Ponieważ BizAI zna już usługi i kontekst klienta, projekty wiadomości są trafne. Pięć minut edycji, a następnie wysłanie.

4) Połączenia po godzinach pracy nie giną.
Nieodebrane połączenia i SMS-y nadal są rejestrowane dla właściwego klienta. Właściciel może odpowiedzieć z numeru służbowego, uporządkować historię klienta i dołączyć link do rezerwacji kolejnego kroku.

5) Ochrona czasu na skupienie.
Zasady rezerwacji i synchronizacja kalendarza uwzględniają blokady, takie jak dwa poranki w tygodniu przeznaczone na intensywną pracę. Gdy pojawiają się nowe terminy spotkań, link obsługuje komunikację z klientami. Jeśli właściciele firm chcą jeszcze bardziej zoptymalizować wykorzystanie czasu, blog vcita zawiera proste przewodniki dotyczące planowania blokowego i blokowania czasu.

Konfiguracja początkowa w Umawiaj (włącz te funkcje jako pierwsze)

Synchronizacja kalendarza
Połącz Google lub Outlook, aby rezerwacje pojawiały się natychmiast, a konflikty były blokowane.

Planowanie online
Udostępnij link do rezerwacji na stronie internetowej, w podpisie e-mailowym i profilu Google Business. Zautomatyzuj potwierdzenia i przypomnienia.

Płatności
Włącz fakturowanie, płatności online oraz płatności cykliczne lub zaplanowane. Rozważ automatyczne rozliczanie zaliczek.

Połączenia i wiadomości tekstowe
Korzystaj z jednego bezpłatnego numeru biznesowego do obsługi dwukierunkowych wiadomości tekstowych i połączeń. Wszystkie informacje przechowuj na karcie klienta.

BizAI
Skorzystaj z BizAI do działań następczych, szybkich wycen i sugerowanych kolejnych działań, wykorzystując rzeczywisty kontekst biznesowy.

Kluczowe integracje
Połącz QuickBooks, PayPal, Zoom, Reserve with Google i inne aplikacje w razie potrzeby. Utrzymuj porządek w przepływie pracy.

Końcowe przemyślenia

Przepływ pracy właściciela firmy powinien być prosty: należy ograniczyć zestaw narzędzi, skupić się na CRM i zlecić rutynowe zadania automatyzacji. Umawiaj obejmuje kluczowe etapy, gdy klient kontaktuje się, rezerwuje, płaci lub potrzebuje odpowiedzi, dzięki czemu mniej zadań pozostaje niezrealizowanych. Dokumenty, pliki, zadania, kalendarz i notatki wypełniają luki. Wynik nie jest efektowny. Jest stabilny i pomaga właścicielom małych i średnich firm skupić się na prawdziwej pracy, dobrze obsługiwać klientów i kończyć każdy tydzień z mniejszą liczbą niedokończonych spraw.

Często zadawane pytania

Czy narzędzie typu „wszystko w jednym” nie jest ryzykowne? Co się stanie, jeśli firma przerosnie jego możliwości?
W praktyce firmy usługowe mają tendencję do rozwijania się w kierunku platformy takiej jak vcita. Te same procesy, tj. rezerwacja, obsługa, płatności, działania następcze, skalowalność i integracje, obejmują również sytuacje wyjątkowe, gdy jest to konieczne.

W jaki sposób BizAI pomaga na co dzień?
Jest przydatne do krótkich, kontekstowych tekstów i decyzji: wiadomości dotyczących działań następczych, podsumowań ofert, szacunków i podpowiedzi „co dalej?”. Ponieważ jest wbudowane, czerpie z usług i danych klientów już znajdujących się na koncie, ale ostateczną decyzję podejmuje właściciel firmy.

A co z płatnościami i subskrypcjami?
Płatności cykliczne i zaplanowane pozwalają przewidywać wydatki. Automatyczne fakturowanie umożliwia przygotowywanie i wysyłanie faktur zgodnie z harmonogramem, bez konieczności wysyłania przypomnień przez właściciela.

Czy właściciele firm mogą zachować swoje obecne narzędzia do zarządzania kalendarzem i pocztą elektroniczną? Tak. Synchronizacja kalendarza zapobiega podwójnym rezerwacjom. W przypadku działań promocyjnych wielu właścicieli preferuje kampanie w ramach vcita, aby uniknąć eksportowania kontaktów i żonglowania listami.

Jak połączenia i wiadomości tekstowe pasują do CRM?
Pojedyncza linia biznesowa obsługuje połączenia głosowe i wiadomości tekstowe. Rozmowy są rejestrowane na karcie klienta, dzięki czemu zespół widzi kontekst i może natychmiast podjąć działania, takie jak rezerwacja, wystawienie faktury lub podjęcie dalszych działań.

Czy istnieje krzywa uczenia się?
Tak, jak w przypadku każdego narzędzia. Podstawy są proste, np. dodawanie klienta, udostępnianie linku do rezerwacji i wysyłanie faktury. Centrum pomocy zawiera jasne instrukcje dotyczące kalendarza, rezerwacji online i płatności, które mogą być przydatne, gdy właściciele potrzebują bardziej zaawansowanej konfiguracji.

Czy Umawiaj naprawdę różni się od podstawowego systemu CRM?
Tak, ponieważ jest czymś więcej niż tylko narzędziem do śledzenia potencjalnych klientów. Łączy w sobie funkcje CRM z planowaniem, płatnościami i komunikacją, dzięki czemu „kolejne działanie” jest zazwyczaj dostępne za jednym kliknięciem.

Pomocne artykuły z bloga:

• Oprogramowanie CRM warte uwagi: które funkcje naprawdę mają znaczenie
• Planowanie bloków czasowych: sekret produktywności małych firm
• Blokowanie czasu: sekret produktywności Jak zautomatyzować pobieranie płatności i ograniczyć ręczne fakturowanie
• Zadania, które małe firmy powinny zautomatyzować