1) Planowanie, które komunikuje się z Twoim CRM

Planer powinien być czymś więcej niż tylko linkiem do kalendarza. Powinien tworzyć lub aktualizować rekordy klientów, rejestrować spotkania i wysyłać przypomnienia. Pozwala to zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę nieobecności. Gdy Twoje narzędzie do rezerwacji i CRM dzielą się danymi, unikasz podwójnego wprowadzania danych i pominięcia szczegółów.

Rozwiązanie Umawiaj: funkcja rezerwacji online, która łączy się z profilami klientów, usługami, kalendarzami pracowników i automatycznymi przypomnieniami. Działa na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych oraz integruje się z Twoją stroną internetową lub serwisami społecznościowymi za pomocą prostych widżetów i wtyczek. Jeśli korzystasz z WordPressa, wtyczka jest szybkim rozwiązaniem.

Na co zwrócić uwagę podczas poszukiwań:

• Czy zapobiega podwójnym rezerwacjom?


• Czy klienci mogą samodzielnie zmieniać terminy?


• Czy przypomnienia są wysyłane automatycznie pocztą elektroniczną i SMS-em?


• Czy tworzy/aktualizuje rekordy klientów bez konieczności wykonywania ręcznych czynności?

2) CRM, który faktycznie się używa

CRM powinien być na tyle prosty, żebyś Ty i Twój zespół mogli go na bieżąco aktualizować. Oznacza to, że dane kontaktowe, notatki, pliki, historia wiadomości, spotkania i płatności są w jednym miejscu. Dzięki temu szybciej odpowiadasz na telefony i SMS-y, mając pełny kontekst.

Opinia Umawiaj: Jest to oparty na sztucznej inteligencji system CRM stworzony dla małych zespołów usługowych, a nie dużych organizacji sprzedażowych. Otrzymujesz intuicyjne osie czasu klientów, które przechowują rezerwacje, wiadomości i historię płatności. Sztuczna inteligencja może pomóc w udzielaniu odpowiedzi, podejmowaniu kolejnych kroków i wypełnianiu formularzy, dzięki czemu poświęcasz mniej czasu na administrację.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji: Niektóre branże wymagają funkcji obsługi terenowej, takich jak zaawansowane planowanie tras lub kalkulacja kosztów zleceń. Możesz zachować lekki system CRM jako podstawę i w razie potrzeby podłączyć specjalistyczne narzędzia.

3) Płatności i fakturowanie bez zbędnych opóźnień

Czekanie na płatności lub ściganie zaległych faktur hamuje przepływ gotówki. Twój system powinien umożliwiać wysyłanie kosztorysów, przekształcanie ich w faktury, pobieranie płatności online oraz ustawianie cyklicznych lub zaplanowanych opłat w razie potrzeby. Powinien mieć wbudowaną funkcję przypomnień, a cały proces powinien być w jak największym stopniu zautomatyzowany.

Opinia Umawiaj: Twórz kosztorysy i faktury, akceptuj płatności online oraz ustawiaj cykliczne lub zaplanowane płatności za subskrypcje lub plany opieki. Działania następcze mogą być automatyczne, co pomaga zapobiegać opóźnieniom w płatnościach.

Wskazówka: Jeśli wysyłasz już oferty w innej aplikacji, poszukaj możliwości płynnego przeniesienia ich do fakturowania, aby nie trzeba było ponownie wpisywać wszystkich danych.

4) Portal dla klientów umożliwiający samodzielną obsługę

Nie jesteś w stanie odebrać każdego połączenia w momencie, gdy dzwoni telefon, ale klienci oczekują natychmiastowej odpowiedzi. Portal dla klientów umożliwia samodzielne rezerwowanie, dokonywanie płatności, wyszukiwanie faktur oraz wysyłanie wiadomości w dowolnym momencie. Portal powinien zawierać logo i kolory Twojej firmy oraz zapewniać bezpieczne przechowywanie poufnych informacji.

Opinia Umawiaj: Klienci logują się do bezpiecznego portalu z logo marki, aby rezerwować, płacić, przeglądać dotychczasowe działania i wysyłać wiadomości. Eliminuje to konieczność wielokrotnej wymiany wiadomości i pozwala uporządkować zgłoszenia.

Dlaczego ma to znaczenie: Ogranicza liczbę e-maili z pytaniami typu „Czy możesz ponownie wysłać tę fakturę?” i „Czy masz czas w tym tygodniu?”.

5) Połączenia, SMS-y i e-maile z jednego miejsca

Twoi klienci nie rozstają się ze swoimi telefonami, więc powinieneś mieć możliwość wysyłania im przypomnień SMS-em, szybkich aktualizacji i odbierania połączeń bez ujawniania swojego prywatnego numeru. Najlepiej, żeby SMS-y i połączenia były zapisywane bezpośrednio w rejestrze klienta. Dzięki temu Twój zespół może zobaczyć całą historię i kontynuować pracę od miejsca, w którym ją przerwałeś.

Opinia Umawiaj: Aplikacja Calls & Texting do dwukierunkowego wysyłania SMS-ów i obsługi połączeń na dedykowanym numerze. Możesz przekierowywać połączenia, rejestrować rozmowy i zachować prywatność swojego numeru osobistego. Wbudowana jest funkcja marketingu SMS-owego i SMS-ów transakcyjnych (np. przypomnień). Dostępna jest również funkcja identyfikacji dzwoniącego na telefonie komórkowym, dzięki czemu wiesz, który klient dzwoni.

Uwaga dotycząca zgodności: Jeśli wysyłasz SMS-y do klientów w Polsce, upewnij się, że Twoja konfiguracja jest zgodna z aktualnymi przepisami dotyczącymi wiadomości tekstowych. Umawiaj dokumentuje te przepisy, dzięki czemu pozostajesz w zgodzie z wymogami operatorów.

6) Marketing, który nie przypomina drugiej pracy

W przypadku większości usług nie potrzebujesz rozbudowanego pakietu marketingowego. Potrzebujesz tylko podstawowych funkcji: pielęgnowania nowych kontaktów, wysyłania wiadomości uzupełniających, prośby o recenzje i prowadzenia prostych promocji. Kluczem do sukcesu jest wysyłanie odpowiednich wiadomości w odpowiednim czasie, bez konieczności wykonywania ręcznych czynności.

Opinia Umawiaj: Wysyłaj kampanie SMS-owe i e-mailowe, uruchamiaj przypomnienia o wydarzeniach i przechowuj pełną historię wiadomości w CRM. Aplikacja mobilna pomaga działać szybko, gdy jesteś w terenie.

7) Sztuczna inteligencja, która oszczędza czas, nie przejmując kontroli

Sztuczna inteligencja powinna być częścią Twojego procesu pracy, a nie narzucać Ci nowy. Dobra sztuczna inteligencja pomaga odpowiadać klientom, sporządzać kosztorysy, przygotowywać wiadomości, sugerować kolejne działania i wydobywać wnioski z danych. Nie powinna składać obietnic, których nie można dotrzymać.

Opinia Umawia: BizAI jest wbudowana w platformę. Pomaga odpowiadać klientom, rezerwować terminy, sporządzać kosztorysy i podkreślać wnioski, dzięki czemu możesz działać szybciej, zachowując kontrolę. Istnieją również jasne wytyczne dotyczące działania BizAI i miejsc, w których się pojawia.

Gdzie to jest najbardziej pomocna:

• Pierwsze odpowiedzi na zapytania potencjalnych klientów


• Rutynowe pytania („Czy masz wolne we wtorek?”)


• Sporządzanie kosztorysów na podstawie danych dotyczących usług


• Podsumowania i sugestie po rozmowach z klientami

8) Integracje i narzędzia internetowe

Nawet mając kompleksowe centrum, warto mieć kilka dodatków, takich jak księgowość, wideokonferencje, formularze, analityka i widżety internetowe. Konfiguracja nie powinna wymagać kodowania, a dane powinny synchronizować się bez dziwnych obejść.

Opinia Umawiaj: Istnieje rynek aplikacji z popularnymi integracjami (np. Kalendarz Google, Zoom, QuickBooks, PayPal, webhooki, Zapier, analityka). Możesz również dodać widget Umawiaj do swojej strony lub mediów społecznościowych za pomocą widżetów i wtyczek WordPress. Jest to szybkie i nie wymaga wiedzy technicznej.

Dlaczego wiele firm usługowych wybiera Umawiaj, jako „centrum”

• Wszystko w jednej karcie klienta. Rezerwacje, wiadomości, faktury i notatki znajdują się w jednym miejscu. Dzięki temu każda rozmowa telefoniczna lub wiadomość tekstowa jest łatwiejsza.


• Klienci mogą korzystać z samoobsługi. Mniej wiadomości typu „czy możesz to ponownie wysłać?”. Więcej terminowych płatności.


• Sztuczna inteligencja, która pomaga, a nie jest tylko modnym hasłem. BizAI przyspiesza odpowiedzi, planowanie i szacunki, nie odbierając Ci kontroli.


• Stworzony z myślą o telefonach. Prawdziwe wiadomości tekstowe i połączenia na numer służbowy, a także identyfikacja dzwoniącego na telefonie komórkowym dla istniejących kontaktów.


• Szybkie dodanie do Twojej strony. Widżety i wtyczki pozwalają przejść od „powinienem dodać rezerwację” do działania w ciągu kilku minut.

Jeśli korzystasz już z wielu narzędzi, nie musisz zmieniać wszystkiego od razu. Zacznij od planowania + CRM + płatności. Następnie przejdź do wiadomości, a potem dodaj portal klienta. Poczujesz, jak zmniejsza się obciążenie administracyjne dzięki centralizacji.

Typowe pułapki (i jak ich unikać)

• Fragmentaryczne dane. Jeśli rezerwacje, wiadomości i płatności znajdują się w różnych aplikacjach, Twój obraz klienta zawsze będzie niekompletny. Wybierz jedno miejsce jako źródło prawdziwych informacji i zintegruj pozostałe.


• Ręczne działania następcze. Jeśli musisz pamiętać o ręcznym śledzeniu opóźnionych płatności, nigdy nie otrzymasz zapłaty na czas. Włącz automatyczne przypomnienia i, jeśli pasuje to do Twojego modelu, korzystaj z rozliczeń planowych lub cyklicznych.


• Osobiste numery telefonów. Wydaje się to łatwe, dopóki nie potrzebujesz wspólnej historii lub ktoś nie opuści zespołu. Korzystaj z linii biznesowej, która loguje się do Twojego CRM.


• Brak opcji samoobsługi. Bez portalu stajesz się wąskim gardłem dla prostych czynności. Zapewnij klientom miejsce, w którym mogą rezerwować, płacić i wysyłać wiadomości w dogodnym dla nich czasie.


• Sztuczna inteligencja w niewłaściwych miejscach. Nie wysyłaj automatycznie niczego, czego nie popierasz. Wykorzystaj sztuczną inteligencję do tworzenia szkiców i sugestii, ale zachowaj ostateczną decyzję w sprawie wrażliwych wiadomości.

Ostatni, prosty plan konfiguracji

Zacznij od „jednego centrum”, dodaj swoje usługi i zsynchronizuj kalendarz. Włącz płatności online, udostępnij link do swojego portalu i zgłoś numer biznesowy do wysyłania SMS-ów i wykonywania połączeń. Następnie pozwól sztucznej inteligencji pomóc Ci w udzielaniu pierwszych odpowiedzi i szacowaniu kosztów. Będziesz poświęcać mniej czasu na ściganie zadań, a więcej na wykonywanie pracy, za którą Ci płacą.

Najlepsze praktyki dla małych i średnich firm usługowych? Korzystaj z jednego systemu, który łączy rezerwacje, CRM, płatności, wiadomości i portal klienta. Dla wielu firm usługowych jest to Umawiaj. Obsługuje codzienną pracę, zapewnia przejrzystą dokumentację każdego klienta i dodaje pomocną sztuczną inteligencję w miejscach, które pozwalają zaoszczędzić najwięcej czasu.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest minimalny zestaw funkcji, który muszę mieć, aby rozpocząć?
Planowanie, CRM i płatności. Te trzy funkcje eliminują większość codziennych utrudnień. Jak najszybciej dodaj portal klienta i SMS-y.

Czy mogę używać Umawiaj tylko do planowania?
Tak, ale najbardziej przydatne jest to narzędzie, gdy korzystasz również z CRM i płatności, ponieważ rezerwacje aktualizują rekordy i faktury bez konieczności podwójnego wprowadzania danych.

W jaki sposób sztuczna inteligencja Umawiaj pomaga uniknąć błędów w moim imieniu?
BizAI tworzy projekty odpowiedzi, sugeruje kolejne działania oraz pomaga w planowaniu i szacowaniu kosztów. Zachowujesz kontrolę i możesz sprawdzić wszystko przed wysłaniem.

Czy klienci mogą rezerwować, płacić i wysyłać mi wiadomości z jednego miejsca?
Tak. Portal klienta umożliwia im samodzielną obsługę pod Twoją marką. Ogranicza to wymianę wiadomości i przyspiesza płatności.

A co z płatnościami cyklicznymi lub subskrypcjami?
Możesz ustawić płatności cykliczne i zaplanowane dla bieżących usług lub planów, a przypomnienia będą Cię wspierać.

Czy marketing SMS jest wliczony w cenę?
Tak. Możesz prowadzić kampanie SMS-owe i korzystać z wiadomości transakcyjnych, takich jak przypomnienia.

Jak dodać Umawiaj do mojej strony internetowej?
Użyj widżetów lub wtyczki WordPress, aby dodać narzędzia do rezerwacji i płatności bez konieczności pisania kodu. Jeśli chcesz uzyskać więcej szczegółów, wypróbuj następujące rozwiązania:

• Zintegruj harmonogram online z zarządzaniem klientami


• Korzyści płynące z portalu klienta


• Usprawnij pobieranie płatności i fakturowanie